Ytelsesvurderinger bør handle om samarbeid (tips inkludert)

«En av fire ansatte gruer seg mer enn noe annet i hele arbeidslivet,» sier Douglas Stone og Sheila Heen, forfattere av «Takk for tilbakemeldingen.»

Dette innlegget på ytelsesvurderinger og samarbeidet ble oppdatert i september 2020.

Selv om det noen ganger er kjedelig for begge parter, er ytelsesvurderinger fordelaktige for arbeidsgiver og arbeidstaker for å diskutere ansattes suksesser, forbedringsområder og fremtidige mål å nå i selskapet.

TIPS: Gå lenger tilbake. Når du diskuterer deres overordnede syn på ytelsen, be om detaljer, og undersøk for dem å gå lenger tilbake. Årlige ytelsesanmeldelser lider av noe som kalles «nyhetsbias», og det påvirker ikke bare anmelderen. En ansatts svar om sitt stolteste øyeblikk ville vært veldig annerledes i februar enn det er i dag. Hjelp dem å huske alt de har gjort i løpet av tiden siden forrige ytelsesvurdering.

Edie L. Goldberg, Ph.D. sier: «Mange opprørte ledere vil innrømme at de knapt kan huske forrige uke enn si et helt års verdi av en persons prestasjoner.» Ytelsesvurderingsprosessen trenger ikke være noe problem. Her er måter å forbedre prosessen for å gjøre den mindre vanskelig for alle involverte.

Samarbeidstips #1: Hjelp meg, hjelp deg

Noen arbeidsgivere foretrekker å ha ensidige anmeldelser der de snakker. Paul Falcone, HR-ekspert, sier at de beste anmeldelsene er de som involverer ansatte som bidrar til sin egen anmeldelse. Entreprenør sier tosidighet i en anmeldelse kan hjelpe leder og medarbeider til å søke nye og høyere faglige mål. Husk at forhold mellom ansatte og selskap er gjensidig fordelaktig. For å oppnå dette, foreslår Falcone at veilederen ber ansatte med en håndfull valgfrie spørsmål, inkludert:

• Hvordan har du gjort det?
• Hva kan jeg gjøre bedre som veileder?
• Hva er dine mål for det påfølgende året med målbare resultater?

70 % av de ansatte vil være glade for at deres innspill ble vurdert, 20 % vil «gå vill» med alternativet og 10 % vil sannsynligvis overlate spørsmålene til veilederen. Ved å snu på flisa og gi de ansatte en mulighet til å reflektere selv, gir dette dem autoritet til å tenke på sine egne årlige prestasjoner og holde anmeldelsen åpen for diskusjon i stedet for å bli fortalt hva de skal gjøre.

TIPS: Fokuser på atferden, ikke personen. Når ledere leverer tilbakemeldinger fokusert på forbedring, må de ses på som handlingsdyktige og støttes av fakta. Tilbakemeldinger skal alltid handle om atferden, ikke den ansatte eller deres intensjoner. For eksempel kan en effektiv tilnærming for ledere for å adressere en ansatts atferd gå som følger: «Jeg har lagt merke til at du har kommet for sent til våre ukentlige møter fire ganger denne måneden.«En ikke-effektiv måte å adressere ansattes atferd på ville være å si:»Du har vært veldig hensynsløs.” For at tilbakemelding skal ha reell verdi, må den støttes av konkrete bevis og ikke bare meninger.

Selv om noen ledere lar ansatte reflektere selv, på tidspunktet for møtet, gjør de ansatte presset til å tenke på stedet på alt som kan forbedres eller berømmes. Inc.com berømmer ansattes engasjement fordi det kaster lys over dine mest engasjerte, topputøvere.

Samarbeidstips #2: Når er nok, nok?

Mens årlige ytelsesanmeldelser har vært de mest populære tidligere, begynner de sakte å bli eldgamle. Faktisk oppmuntres ytterligere ledelsesråd mellom gjennomgangene av Omega HR Solutions. Omega sier også at ytelsesvurderinger kan gjøres så ofte eller ikke, avhengig av tilgjengelig budsjett for høyninger og tid brukt i individuelle møter.

Selv om ytelsesvurderinger ofte sammenfaller med lønnsøkninger og fordelsvurderinger, satte Atlassian, et australsk-basert programvareselskap, et nytt spinn på årlige ytelsesvurderinger ved å slå årlig ut av ligningen og ikke tilby lønnsøkning hver gang. Atlassian sier at denne tilnærmingen hjelper ansatte med å forbedre ferdighetene sine gjennom året og unngår å la arbeidere føle seg demoraliserte og tråkket på av veiledere som utfører gjennomgangene. Konsistens er nøkkelen for positive arbeidsmiljøer og effektiv oppgavegjennomføring.

Samarbeidstips #3: Begynn med dem.

Hvis du har fått de ansatte til å fylle ut en selvevaluering, har du allerede noe informasjon å jobbe med. Be om avklaring på alt de har skrevet ned eller lagt merke til. Utforsk erfaringene deres før du begynner med notatene dine for ledelse og fagfellevurdering.

Medarbeideren din er kanskje ikke vant til å angi sitt behov eller ønske om tilbakemeldinger om ytelse, så gi hjelpsomme medarbeideroppfordringer. Ansatte gjør mindre enn fire av disse per år (hvis selskapet deres tilbyr noe utover årlige gjennomganger.) Med det i tankene er det ikke rart at de kan få tungen når de ber om tilbakemelding på ytelse. Her er noen setninger (med tillatelse fra Robin Blandford, administrerende direktør i D4H.org) du kan tilby dine ansatte under selvevaluering eller til og med som en utfyllingsøvelse under intervjuet. Du trenger ikke bruke alle disse sideneeksempler på ytelsesvurderingsfraser, men de er en fin måte å bestemme behov som er under overflaten.

Jeg vil gjerne fortelle deg om …………
Her er en statusrapport om …………
Jeg trenger mer autoritet på …………
Dette er hva jeg skal gjøre på …………
Et nytt mål eller prosjekt jeg ønsker å ta fatt på er …………………
Jeg vil gjerne ha din hjelp til å anerkjenne …………… for suksessen de hadde på ….
Jeg er bekymret for ………………… og trenger deg som en klangbunn slik at jeg kan bestemme hva jeg skal gjøre.
Hva synes du om …………… Jeg vil gjerne diskutere det før jeg går videre.
Jeg står fast og trenger litt oppmuntring til å gå videre med ………….
Jeg vil gjerne ha din tillitserklæring på ideen min om å ……………
Hvorfor vil jeg …………. ?

Ytterligere hjelp

Hvert selskap har sin egen måte å ta seg av ytelsesvurderinger på. SuccessFactors gir en liste over de viktigste oppgavene som skal dekkes i en gjennomgang for de mest effektive resultatene:

• Juster hver ansatts daglige oppgaver med selskapets moral og strategier
• Vis troverdighet når du forklarer ytelsesforventninger ved å dokumentere gode og dårlige prestasjoner før møtet: dette eliminerer også tvister
• Legg merke til individuelle prestasjoner fra ansatt til ansatt for å tilby riktige fordeler og lønnsøkninger
• Gi enkeltpersoner rikelig med læring og salgsfremmende muligheter for medarbeidervekst

Ikke glem: Coach lederne dine (og minn deg selv på) at prestasjonsvurderinger, selv om de er utmattende og altomfattende for deg, er viktige og en stor sak for dine ansatte. De ønsker å føle seg verdsatt og fokusert på. Planlegg anmeldelsene dine slik at du kan forfriske kaffen, ta en tur og ha litt nedetid i mellom.