Virtuell teamøvelse – Del 3: Tilpasningsevne

Virtual Team Exercise 3: Tilpasningsevne

I den tredje delen av serien vår fokuserer vi på faktoren «tilpasningsevne». Etter «motivasjon» og «samarbeidsnorm» ser vi nå på et annet aspekt, hvis relevans er spesielt forståelig for oss i en spesiell situasjon som den utløst av koronaviruset. På det faste hjemmekontoret er vi i en spesiell situasjon med sosiale begrensninger, som vi må tilpasse oss i lag. For å belyse hvordan vi som team kan vie oss til «tilpasningsevne»-faktoren, bruker vi «Mindset & Leadership» som et annet teamkompetansefelt fra vår 5-feltsmodell. Vi har som vanlig utarbeidet en inspirerende og målrettet lagøvelse for dette formålet, som også kan gjennomføres virtuelt for fjernlag.

Survival of the fittest

Evolusjonsteorien har lenge lært oss at de best tilpassede systemene til slutt overlever. Uttrykket «survival of the fittest» går tilbake til den britiske sosialpsykologen Herbert Spencer, som introduserte begrepet i diskusjonen om Charles Darwins verk «The Origin of Species». Bokstavelig talt mente han «survival of the fittest» (i stedet for survival of the fittest). Darwin tok i bruk begrepet i en ny utgave av sin bok i 1869 og gjorde det populært via «Darwinistisk evolusjonsteori».

Frédéric Laloux gjorde en billedlig overføring av naturens tilpasningsevne til organisasjonsstrukturer i sin bok «Reinventing Organizations» fra 2014. Der presenterer han det overordnede «skogs»-systemet, som består av mange ulike delsystemer, og sammenligner dem med arbeidsverdenen.

I en skog er det ikke noe «CEO-tre» som annonserer fallet til alle andre planter og skapninger slik at de tilpasser seg.

Snarere har hver minste enhet i skogen skarpe sensorer, som den kan bruke til å registrere selv minimale endringer i miljøet og reagere deretter. De enkelte delene er i konstant utveksling og tilpasser seg – med felles mål om å vokse og overleve som et helhetlig system. Laloux bruker denne metaforen for å beskrive det neste, nødvendige evolusjonsstadiet av organisasjoner i det 21. århundre (i en annen artikkel har vi allerede overført dette prinsippet om «sans og respons» til organisasjoner: Til artikkelen).

Transformasjonen i organisasjoner skjer gjennom videreutvikling av team

Bedrifter i dag opptrer vanligvis annerledes. I organisasjoner forutses de neste fem årene fra hovedkontoret, veien planlegges og gjennomføringen følges opp. Dette prinsippet om «Predict & Control» er solid forankret i bedriftskulturer og er derfor også godt forankret i de ansattes tankesett. Men hvordan kan en slik bedriftsomfattende tankegang brytes? Vi er overbevist om at endringer i kulturen best kan gjennomføres ved å tilpasse delsystemene – dvs. endringen kommer gjennom team. Med Berg & Machers organisasjonsnivåmodell beskriver vi nøyaktig disse evolusjonære utviklingsnivåene som team opplever i sitt samarbeid. Med evolusjonsteorien beviste Darwin allerede på midten av 1800-tallet at vi hele tiden kan endre oss og tilpasse oss nye situasjoner. I tillegg er det også bekreftet i moderne vitenskap at vi mennesker kan utvikle oss videre gjennom konstant læring.

Viktigheten av skillet mellom «fixed mindset» og «growth mindset»

En voksende mengde forskning tyder på at mye av personligheten ikke er kodet inn i genene, men er en fleksibel og dynamisk ting som endres gjennom livet og i stor grad er formet av erfaring. – Carol Dweck

Etter å ha jobbet ved Columbia og Harvard University startet den amerikanske psykologen Carol Dweck sitt arbeid ved Stanford University i 2004 og regnes nå som en av de mest innflytelsesrike forskerne innen personlighetsutvikling og motivasjon. I sitt arbeid skiller hun mellom «fixed mindset» og «growth mindset». Tenkemåtene formet av tankesettet påvirker måten mennesker og team håndterer utfordringer og endringer raskt. De med et fast tankesett tror at ferdigheter stort sett er medfødt, mens de med et veksttankesett tror at enhver ferdighet kan tilegnes med innsats eller læring. Følgelig kan tilpasningen og endringen gjennomføres for alle team og dermed organisasjoner dersom det etableres en vekstholdning i kulturen.

Virtuell teamøvelse om tilpasningsevne

For å utvide tilpasningsevnen i team trener vi «veksttankegangen» med teamøvelsen vår. Teamet ditt vil oppleve at læring og endring kan være morsomt, at hvert enkelt teammedlem vinner og du som team styrkes av små justeringer. Innholdsmessig er øvelsen knyttet til kompetansefeltet «Mindset & Leadership». I «Mindset»-området stilles det spørsmål ved holdninger, tenkemåter og tro hos enkeltpersoner eller i hele teamet. Begrepet «ledelse» inkluderer på den ene siden lederens arbeid eller lederstilen i teamet. På den annen side betyr dette også det ansvaret hver enkelt person i teamet påtar seg i det daglige: det være seg for konkrete prosjekter eller at teamet som helhet skal jobbe godt sammen og gjøre fremskritt.

Koronakrisen er et veldig tydelig eksempel på at vi ikke bare beveger oss i en svært ustabil og usikker verden økonomisk (du kan finne andre aspekter av VUCA-verdenen i denne artikkelen). Som allerede beskrevet ovenfor, blir det klart i slike tider at et prinsipp som «Forutsi og kontroll» alene ikke er nok. Skogen beskrevet ovenfor fungerer mer i henhold til «Sense & Response»-prinsippet. For å nærme seg dette må det etableres mer fleksibel tenkning og arbeid i bedriftene. For teamøvelsen vår ønsker vi å orientere oss på det fjerde veiledende prinsippet i «Agile Manifesto»:

Å reagere på endringer er viktigere enn å følge en plan.

Den moderne smidige bevegelsen styrket seg rundt årtusenskiftet og definerte i 2001 et manifest med fire veiledende prinsipper. Dette fungerer som en referansemodell for smidig teamarbeid. Senere utviklet det seg 8 smidige verdier fra dette. Vi legger dette til grunn for teamøvelsen vår, utvikler konkrete tilnærminger i teamet for mer smidig samarbeid og styrker dermed tilpasningsevnen.

Gjennomføring av lagøvelsen

1. Forberedelse: I den første artikkelen i denne serien finner du en generell forberedelse til øvelsene våre (til artikkelen). Som med de andre lagøvelsene anbefales det å jobbe med digital tavle (f.eks. veggmaleri). Alternativt hjelper det hvis hvert teammedlem har et stykke papir og penn foran seg under videosamtalen, holder resultatet opp mot kameraet eller legger det ut i chatten og det er en moderator som kompilerer innholdet på skjermen deres. Vi kan også støtte deg til denne øvelsen med ferdige maler og lisenser som en del av en virtuell workshop (spør oss)
2. Start (5 min): I begynnelsen av øvelsen klargjør vi sammen målet med den virtuelle workshopen: Som et team velger vi en av de 8 smidige verdiene og utvikler en praksis slik at denne verdien etterleves mer og teamet ditt blir mer tilpasningsdyktig. På denne måten stimulerer du til refleksjon rundt samarbeid i teamet, blir inspirert til å prøve nye ting og lære. Du kan også justere små strukturer. Det kan også hjelpe med denne øvelsen hvis du distribuerer denne artikkelen til teamet i forkant av workshopen.
3. Smidige verdier – Diskusjon og utvalg (15 min): Avklar kort i teamet om verdiene er forståelige og forståelige for deg. Verdiene er:
   1. forpliktelse
   2. enkelhet
   3. tilbakemelding
   4. fokus
   5. kommunikasjon
   6. mot
   7. åpenhet
   8. respekt

   Som et team velger du deretter den verdien som er mest relevant for ditt samarbeid i den aktuelle situasjonen. For eksempel kan du holde 1-5 fingre i kameraet for hver verdi, og moderatoren legger sammen poengene. Digitale tavler, som for eksempel Mural, gjør det veldig enkelt å gjennomføre valget: Her kan du dele ut digitale poeng og «vinneren» avgjøres automatisk.

4. Hjerneskriving og prioritering (25 min): Så tenker du på dine egne individuelle svar på de to spørsmålene: «Hvor (erfarer) vi denne verdien i dag?» og «Hvilken ny praksis kan vi implementere for å gjøre denne verdien enda mer tilpasningsdyktig?“ Samle ideene på en power point eller på den vanlige digitale tavlen. Deretter stemmer du for den beste praksisen du ønsker å implementere.
5. Implementering (10 min): Brainstormer hva hver enkelt person og team kan gjøre for å bringe denne praksisen ut i livet og fordeler ansvar, oppgaver og neste trinn deretter. Et eksempel: Som et team bestemmer dere verdien «Tilbakemelding» og innser at dere allerede holder halvårlige medarbeidersamtaler. For å bli enda mer tilpasningsdyktig, bestemmer du deg for å gi månedlig «1:1-tilbakemelding» (enten virtuell eller fysisk). For å kunne implementere dette hjelper det om man blir enige om en metode: Man kan bruke en kort video som grunnlag som alle i teamet kan se (f.eks. funnene til TED-teamet) eller man kan bli enige om « start-stopp Continue»-metoden som vi presenterte i teamøvelsen vår om samarbeidsnormen. En annen anbefaling er å bevisst gjennomføre «prøvekjøringer». Disse hjelper til med å identifisere hva som fungerer bra og ikke så bra, så tilbakemelding er virkelig verdifull for hele teamet.
6. Fullføring (5 min): Gratulerer – du har definert lanseringen av din første nye praksis! Vårt beskrevne eksempel er bare én variant av implementering av ny praksis – til syvende og sist kreves hele kreativiteten til teamet. Noen fornyelser eller endringer kan virke uvante for den ene eller den andre i begynnelsen – men det er nettopp det det handler om: Å lære tilpasningsevne i små steg i et team for å etablere en helhetlig holdning til vekst #GrowthMindset.

På dette tidspunktet anbefaler vi ofte to verdifulle hensyn for team:

1. «Gjennomgangen»: Som beskrevet i eksempelet er det viktig å gjennomføre testkjøringer. Legg til dette en iterativ tilnærming og optimaliser praksisen din steg for steg. I denne prosessen er det verdifullt å gjennomføre regelmessige retrospektiver, det vil si å spørre seg selv: Hva går bra med denne praksisen? Hva må vi justere eller legge til? Dette gjør også vårt doer team retrospective, som du kan gjennomføre ved hjelp av vår matchende Berg & Doer plakat.
2. «Den eksterne moderator»: Vi modererer en rekke teamworkshops på svært forskjellige selskaper. Spesielt med denne øvelsen kan vi støtte workshopen med inspirerende ideer og dermed sikre et verdifullt resultat. Hvis du ønsker å få teamøvelsen din moderert av en erfaren teamtilrettelegger – på stedet, utenfor stedet eller virtuelt: Bare spør oss!