Topp 9 papirløs onboarding programvarefunksjoner

Etter at det raske skiftet til fjernarbeid i 2020 førte til en kraftig økning i faste fjernarbeidere, økte utgiftene til HR-teknologi for å administrere disse ansatte med 57 % i 2021. 96 % av HR-lederne sa at de forventer å fortsette å lede minst noen eksterne ansatte post-pandemi. Personalteam vil uten tvil fortsette å lete etter teknologi for å støtte rekruttering, ansettelse og beholde disse ansatte, spesielt siden 84 % sa at det å jobbe eksternt gjorde dem lykkeligere.

Det er her introduksjonsprogramvare for ansatte kommer inn. Det er det perfekte verktøyet for å komme i kontakt med eksterne nye ansatte, og det kan ha stor effekt på effektiviteten, forenkle prosesser og gi folk innsikt som kan forbedre HR-strategier. Programvareverktøy gjør det enklere å fylle ut skjemaer, kommunisere oppdateringer og engasjere nyansatte. For ikke å nevne, å gå papirløs gjør onboarding til en raskere og mer konsistent prosess uavhengig av om ansatte er eksterne, hybride eller personlig.

Onboarding-programvare kan være grunnlaget for et mer effektivt onboarding-program hvis løsningen inkluderer noen utvalgte, viktige funksjoner. Fortsett å lese for å finne ut de beste papirløse programvarefunksjonene du kan bruke for å lage en effektiv, engasjerende prosess.

Økt effektivitet er alltid på agendaen for HR, spesielt ettersom de administrerer flere eksterne og hybride arbeidere enn noen gang. Støtt effektiv ekstern #onboarding med programvare som har disse 9 funksjonene:

1. Intuitiv brukeropplevelse

I gjennomsnitt bruker HR-team rundt 16 forskjellige programvareverktøy for å støtte de ulike aspektene ved å administrere mennesker. Du kan støtte HR-teamet ditt ved å velge onboarding-programvare med en tilgjengelig, intuitiv brukeropplevelse. Rekrutterere, HR-teamet og ansettelsesledere bør lære hvordan de får tilgang til deler av programvaren gjennom opplæring og ressurser fra programvareleverandøren.

Pass på at du også vurderer brukergrensesnittet for nyansatte. I de fleste tilfeller vil de bare bruke programvaren i en kort periode, så den må være enkel å bruke fra starten av. Hvis de synes det er vanskelig å logge på, finne materialer eller fullføre oppgaver, risikerer du å få nyansatte til å føle seg frustrerte. På den annen side kan flott HR-programvare skape en enestående digital opplevelse og bidra til at nye ansatte føler seg forberedt og verdsatt.

Tips: Hvis de nyansatte kan logge seg på portalen og begynne pågangsoppgavene sine før startdatoen, sørg for å sende detaljerte instruksjoner og kontaktinformasjon hvis de trenger hjelp.

2. Nye utleieportaler

Papirløs onboarding-programvare bør inkludere en ny ansettelsesportal, som er den mest effektive måten å konsolidere informasjon for nye ansatte. De kan raskt logge på og finne viktige dokumenter, lære om selskapets bakgrunn og se opplæringsressurser. Det beste av alt er at alt er digitalt – godt organisert, tilgjengelig fra en mobilenhet og uten risiko for feilplassering av papirarbeid.

En ny ansettelsesportal er ikke bare praktisk for nyansatte – HR-team drar nytte av det også. Med papirløs onboarding er det ikke nødvendig å skrive ut dokumenter som deretter må signeres og arkiveres. Du kan starte onboarding-prosessen så snart tilbudsbrevet er signert ved å sette opp portaltilgang og legge til de riktige skjemaene.

I noen tilfeller kan ansatte til og med logge på, fullføre papirarbeid og begynne å lære om det nye selskapet sitt før dag én. Når kjedelige onboarding-oppgaver er lettere å fullføre, kan nyansatte fokusere på å møte teamet sitt og sette seg inn i den nye rollen, og HR-team kan være sikre på at onboarding-sjekklisten deres er ferdig.

3. Digitale skjemaer med autofyll

Digitale skjemaer er en viktig del av den papirløse innføringsprosessen som fremskynder den mer enn du kanskje tror. Bare se for deg alle de forskjellige skjemaene nye ansatte må fylle ut:

• Tilbudsbrev
• I-9
• Skatteskjemaer (statlige og føderale)
• Fordeler valgskjemaer
• Bedriftspolicy og/eller medarbeiderhåndbok anerkjennelser
• Registrer deg direkte innskudd
• Nødkontaktinformasjon

Det er ikke en uttømmende liste for de fleste roller, og vanligvis skriver ansatte inn den samme personlige informasjonen om og om igjen. Det er grunnen til at onboarding-programvare med effektivitet i tankene vil autofylle informasjonen til den nyansatte slik at de raskere kan gjennomgå og fullføre skjemaene med færre feil. Det kan virke som en liten funksjon, men autofyll har store fordeler som økning i konsistens og reduksjon av feil.

Tips: Be om å fullføre et eksempel på onboarding-pakke når du demonstrerer onboarding-programvare for å oppdage eventuelle problemer som nyansatte kan ha.

4. Innebygd E-Verify, WOTC og bakgrunnssjekker

Det er noen deler av onboarding som er overholdelsesrelatert, som bakgrunnssjekker og verifisering av ansettelseskvalifisering. De er lovpålagt, og arbeidsgivere må føre oversikt over fullføringen. Papirløs onboarding-programvare lar nyansatte og HR-team administrere disse prosessene digitalt, noe som gjør overholdelse nesten uanstrengt.

5. Enhets- og utstyrsadministrasjon

Mange nye ansatte mottar et sett med bedriftsutstyr som skal brukes til å utføre jobboppgavene sine, som kan omfatte:

• Datamaskin eller bærbar PC
• Dataskjerm
• Mus og tastatur
• Tablett
• Mobiltelefon eller fasttelefon
• Hodesett
• Ledninger, ladere, hodetelefoner og annet tilbehør

Uansett om de mottar én eller åtte varer, kan HR og IT holde styr på distribuerte enheter for å administrere kostnader og forhindre tyveri og misbruk. De kan sørge for at nye ansatte har alle de riktige verktøyene for jobben og sørge for oppdatert utstyr etter behov.

#EmployeeOnboarding-programvaren har verktøyene #HR-teamet ditt trenger for å bygge en effektiv onboarding-plan. Oppdag de 9 funksjonene du bør se etter for å drive effektiv #onboarding:

6. Teammedlems introduksjoner

Møte med teamet er et av de viktigste første trinnene når du skal inn i nye ansatte. Selv om de kanskje har snakket med de fleste medarbeidere under intervjuprosessen, trenger nyansatte fortsatt mer bevisste måter å bli kjent med kollegene på.

Papirløs onboarding-programvare kan bidra til å lette introduksjoner og bryte isen. Teammedlemmer kan skrive en morsom fakta eller kort biografi for å vise på profilene deres, og nye ansatte kan lære noe om hver person de skal jobbe med og sette ansikter til navn. Dette er ekstra nyttig for ansatte som blir med i eksterne team for å hjelpe dem med å komme i kontakt med det nye teamet sitt.

7. Lønn og HRIS-integrasjoner

Blant disse ~16 programvareapplikasjonene HR-teamet ditt bruker, er verktøy for å administrere lønn, fordeler og HRIS/ERP-systemer. Når du begynner å bruke onboarding-programvare, vil du ikke at den skal forstyrre de andre applikasjonene dine – det er det motsatte av å skape effektivitet. Se etter onboarding-løsninger som sømløst integreres og kan synkronisere ansattes informasjon på tvers av plattformer, og sparer tid brukt på repeterende dataregistrering.

Tips: Når du kjøper en ny onboarding-plattform for ansatte, hold en liste over programvaren HR-teamet ditt bruker, slik at det er enkelt å bekrefte kompatibilitet mellom viktige HR-verktøy.

8. Nye ansettelsesanmeldelser og mål

Vi vet at når det gjøres godt, er målsetting og resultatgjennomganger verktøy som kan engasjere og motivere ansatte. Start nye ansettelser med det samme systemet for anmeldelser og mål, ikke bare for å hjelpe dem med å bli vant til systemet du bruker, men også for å fremme engasjement fra dag én.

Med onboarding-programvare kan ansettelsesledere hjelpe sine nye ansatte med å registrere sine onboarding-mål og sette opp 30-, 60- og 90-dagers innsjekkinger for å snakke om fremgangen deres og gi tilbakemelding. Nyansatte vil gå inn i de nye jobbene sine og føle seg komfortable med å sette mål og diskutere ytelse siden de vet hva de kan forvente. I tillegg kan en regelmessig tilbakemeldingsplan øke fastholdelse av ansatte med nesten 15 prosent.

9. Onboarding Analytics

Noe av det beste med god onboarding-programvare er dens evne til å gjøre data om til kunnskap. Innføringsprosessen for ansatte er full av uunnværlig innsikt for HR-teamet ditt – de trenger bare riktig programvare for å få tilgang til denne innsikten. Onboarding-analyse gir bevisene HR trenger for å implementere endringer, lære av styrkene deres og stadig forbedre seg. HR-analyse kan bidra til å gi innsikt i oppbevaring av nyansatte og andre innføringsberegninger.

Det er så mye å lære av onboarding-analyse som teamet ditt kan bruke for å bygge en best mulig onboard-opplevelse. Ansatte og jobbsøkere søker etter et selskap som er investert i deres suksess. En strukturert, enkel, onboarding-plan er en utmerket måte å vise at bedriften din er en av dem.