Slik øker du midtårsanmeldelser med programvare for gjennomgang av ansatte

Ytelsesvurderinger er ikke hva de pleide å være. Den tradisjonelle årlige gjennomgangen var aldri veldig populær, og den er enda mindre populær etter 2020, et år da mange arbeidsgivere justerte ytelsesstandarder, avbrøt gjennomgangssykluser helt eller prøvde noe nytt som midtårsanmeldelser.

Det er ikke en dårlig ting, hvis du spør ansatte — 92% sier de vil ha tilbakemeldinger mer enn én gang i året. Årlige prestasjonsvurderinger er nervepirrende, og hvis ansatte sitter igjen med negative følelser etter en gjennomgang, er det en god sjanse for at de begynner å lete etter en ny jobb. Som et resultat av dette dukker hyppige samtaleinnsjekkinger opp som ansattes – og lederes – toppvalg for hvordan selskapet deres administrerer medarbeidervurderingssystemet.

En solid resultatstyringsplan som inkluderer en halvårsevaluering i tillegg til den årlige gjennomgangen er en utmerket måte å engasjere de ansatte (spesielt på eksterne arbeidsplasser) og bidra til å øke ytelsen deres. Du kan gi både HR-teamet ditt og resten av de ansatte et ben opp ved å administrere midtårsevalueringer – og resten av resultatstrategien – med programvare for ansattes ytelsesvurdering.

Finn ut hvordan ytelsesvurderinger midt i året kan være mer effektive hvis du bruker #employeereview-programvare via @ClearCompany:

Fordelene med midtårsvurderinger

Så hvorfor skal du bruke halvårsanmeldelser i utgangspunktet? Resultatstyring har kommet langt, men det betyr ikke at det ikke er rom for forbedring. Bare i fjor sa bare 28 % av CHRO-ene at de trodde at bedriftens ytelsesvurderinger representerte ansattes arbeid nøyaktig. Det betyr at endringer som å legge til eller heve halvårsevalueringssyklusen din kan ha stor innvirkning på ansattes utvikling, ytelse, engasjement og mer.

Det er mange fordeler med ytelsesvurderinger midt i året:

• Gi ansatte og ledere sjansen til å snakke om målfremgang og justere mål om nødvendig
• Lindre angsten årlige anmeldelser kan forårsake
• Hjelp ansatte til å føle at de er mer involvert og har kontroll over sin egen målstyring
• Styrk relasjoner mellom ansatte og ledere – ansatte er nesten tre ganger mer engasjerte når de snakker med lederen regelmessig
• Kan inkludere 360-graders tilbakemelding, og legge til ytelsesinnsikt fra ansattes kolleger
• Mulighet for å be om tilbakemelding fra ansatte
• Gi mer detaljert informasjon om resultatene i selskapet
• Del av en talentstyringsstrategi som fører til motiverte, lojale ansatte

«Måten mennesker gjør fremskritt er gjennom små skritt, ikke gjennom en bisarr samtale en gang i året.»

– Robert Sutton, professor i ledelsesvitenskap og ingeniørvitenskap ved Stanford University

Hvorfor bruke programvare for ytelsesanmeldelser?

Å legge til midtårsevalueringer i en manuell prosess for styring av ansattes ytelse høres utfordrende ut. Heldigvis finnes det HR-programvare for det.

Å bruke en programvareløsning for ytelsesvurdering for å administrere halvårsevalueringer er til fordel for teammedlemmer over hele organisasjonen. Noen av dens største fordeler er:

• HR-team får tilgang til en skybasert, sentralisert kilde de kan bruke til å administrere gjennomgangssykluser, kjøre ytelsesrapporter og ta smarte beslutninger basert på reelle ytelsesdata.
• Ansatte drar nytte av strukturerte, handlingsrettede ytelsesanmeldelser, mindre anmeldelsesangst og hyppigere tilbakemeldinger.
• HR-team, ledere og ansatte trenger ikke å huske alle detaljer i resultathistorikken takket være de detaljerte, nøyaktige journalene som lagres av programvaren.

Det er en rask titt på hvorfor ytelsesstyringsprogramvare er så nyttig. La oss nå grave i litt mer detaljert informasjon om hvordan programvare kan ta ytelsesvurderingene dine midt i året opp et hakk.

1. Gi forskjellige typer ytelsesanmeldelser

Det er mange måter teamene dine kan velge å konfigurere midtårsevalueringer på, og den beste ytelsesstyringsprogramvaren kan støtte en rekke tilpassbare alternativer. Du vil ha programvare som tilbyr flere forskjellige maler for ytelsesvurderinger du kan bruke for midtårsevalueringer:

• Kvartalsvise, halvårlige og årlige vurderinger
• 360-graders og fagfellevurderinger
• Kompetanse- og rollebaserte anmeldelser
• Tidsbaserte og nye ansettelser

Alle disse vurderingstypene kan brukes for å passe bedriftens behov. For eksempel kan det hende du vil at de nyansatte skal evalueres ved hjelp av en tilpasset nyansatt gjennomgang i løpet av deres første gjennomgangssyklus i stedet for den halvårlige gjennomgangen andre ansatte vil få. Du kan velge å gjøre 360-graders anmeldelser sammen med halvårsevalueringer, eller ganske enkelt bruke 360-graders tilbakemelding som bedriftens midtårsevaluering.

Uansett hva du bestemmer deg for, kan bruk av programvare for vurdering av ansatte legge til variasjon og ytterligere innsikt til gjennomgangssyklusene dine.

2. Hold deg til tidsplanen — automatisk

Hvordan ville du følt deg hvis du hørte uttrykket «overraskende ytelsesanmeldelse?» Du ville sannsynligvis følt deg litt engstelig selv om du var trygg på prestasjonen din. Unngå å forårsake den engstelige følelsen for de ansatte ved å være forutsigbar med gjennomgangsplanen.

Programvare for gjennomgang av ansatte kan bidra til å holde seg til programmet mens de tar belastningen fra HR-teamene for å holde seg på toppen av gjennomgangsplanen og sende ut påminnelser. Med programvare kan de sette opp automatiske påminnelser og sjekke fremdriften i gjennomgangssyklusen i løpet av sekunder for å se om vurderingene er i rute eller fortsatt må fullføres.

#EmployeeReview-programvaren holder midtårsevalueringer i henhold til tidsplanen og emnet med målsetting og en rekke #performancereview-maler via @ClearCompany:

3. Sjekk inn med mål

Med programvare som tilbyr verktøy for målsetting, kan halvårsgjennomganger være en fin mulighet til å gjøre oversikt over ansattes mål. Ansatte bruker programvaren til å registrere mål, gi raske oppdateringer og få tilbakemeldinger fra ledere innenfor plattformen. Deretter, under halvårsgjennomganger, kan ledere bruke denne målhistorikken til å snakke om hvordan målene utvikler seg, spørre om rapportene deres trenger ytterligere veiledning eller opplæring, og til og med foreta justeringer av målene om nødvendig.

Verken ansatte eller ledere trenger å prøve å huske alle mål og fremdriftsoppdateringer på forhånd – alt er lagret i programvaren. Det er også et godt tidspunkt å forsterke måltilpasning og diskutere hvordan ansattes arbeid påvirker bedriftens mål. Dette kan øke produktiviteten med opptil 22 prosent og hjelpe ansatte til å føle en sterkere tilknytning til både sine egne mål og selskapet som helhet.

4. Gi hyppigere, personlig anerkjennelse

Den tradisjonelle årlige gjennomgangen kan resultere i mindre anerkjennelse av ansatte – det er for lang tid mellom vurderingene, noe som gjør det vanskeligere å huske hver eneste store gevinst. Men med halvårsgjennomganger og programvareverktøy er det lettere å gjøre anerkjennelse til en del av resultatstyringsstrategien din.

Ledere kan se ansattes fullførte mål og målfremgang med programvare, og deretter under halvårsevalueringer, ta deg tid til å kalle frem store prestasjoner. Det er viktig siden ansattes anerkjennelse er en toppdriver for engasjement og motivasjon og kan til og med føre til 31 % mindre omsetning.

5. Lær ytelsestrender

Tilgang til bedriftens ytelsesdata er en av de største grunnene til å bruke programvare til å gjennomføre ansattes vurderinger. Ansattes ytelsesdata samles inn i plattformen, som deretter kan generere rapporter som viser informasjon som er vanskelig – eller umulig – å samle inn og analysere manuelt.

Programvare for medarbeidervurdering kan fortelle bedriften din mye om hva som egentlig skjer med ytelse og svare på viktige spørsmål:

• Hvorfor gir én leder konsekvent perfekte prestasjonsvurderinger?
• Hvilke handlinger bidro til å øke en ansatts prestasjonsscore mellom halvårsevalueringen og den årlige gjennomgangen?
• Hvorfor er det uoverensstemmelser mellom hvordan en leder vurderer sin direkterapport kontra hvordan kolleger vurderer den ansatte?
• Hvilke ansatte er høypresterende som kan være kvalifisert for en forfremmelse?
• Følger ytelsesvurderinger noen forutsigbare mønstre, f.eks. lavere rangeringer i løpet av ferien eller høyere rangeringer i travle kvartaler?

Det er uendelige muligheter for hva du kan lære av ytelsesdata, og du kan bruke nyvunnet kunnskap til å løse problemer og forbedre strategien din:

• Tren opp lederen på nytt i hvordan du bruker bedriftens resultatskala
• Identifiser de mest effektive metodene for ytelsesforbedring og bruk dem om til ulike roller
• Hjelp ledere til å få et mer fullstendig bilde av ansattes prestasjoner
• Utvikle og promotere toppmedarbeidere
• Forutsi og forbered deg på ytelsesfall og topper

6. Motivere godt arbeid

Prestasjonsstyringssystemet ditt trenger ikke å være en kilde til angst eller motløshet. Vi vet at ansatte ønsker å jobbe et sted de kan utvikle ferdighetene sine og bli verdsatt for det de bidrar med, og midtårsevalueringer er den perfekte muligheten til å møte disse behovene. Gjennomganger av ansattes ytelse kan være informative, motiverende og oppmuntrende når de gjøres regelmessig, refereres tilbake til og analyseres for effektivitet.

Bruk av programvare kan hjelpe organisasjonen din med å gjøre halvårsevalueringer – og alle andre ytelsesvurderinger – til det nivået. Sett opp halvårsevalueringssyklusen som en toveis samtale sentrert rundt mål og fremtiden. Fokus på fremtiden kan forbedre ytelsen med opptil 13 % og viser ansatte at bedriften din er investert i deres fortsatte læring og suksess. Sett mål på linje, anerkjenne prestasjoner og bruk halvårsevalueringer som et tidspunkt for å motivere og få kontakt med de ansatte.

Gi meningsfulle midtårsanmeldelser

Det er mulig å gi halvårsresultater som er handlingsrettede, målorienterte og motiverende og lindrer angsten forårsaket av årlige gjennomganger. Du kan også forenkle gjennomgangssykluser for HR-teamet ditt, samle verdifulle resultatdata og bidra til bedriftskulturen ved å bruke programvare til å administrere anmeldelser.

ClearCompanys prisbelønte Performance Management-programvare har alle verktøyene du trenger, inkludert ekspertbygde anmeldelsesmaler, for å administrere alle ytelsesvurderingene dine, fra midt i året til årlig til 360 grader. For ikke å nevne, du kan koble hele økosystemet ditt av verdifull medarbeiderinformasjon ved å bruke vår fulle Talent Management-plattform, fra søkersporing til onboarding til medarbeiderengasjement.

Se programvaren i aksjon og finn ut hvordan din neste gjennomgangssyklus kan bli den beste til nå – registrer deg for en Performance Management-demo med teamet vårt i dag.