Passiv Inntekt Guide
En veltilrettelagt og præcis arbejdsgang gør det muligt for virksomheden at forblive konkurrencedygtig og effektiv på markedet. Når flowet virker, føler teams sig motiverede til at udføre arbejde, der er godt afstemt med strategierne.
Selv i lyset af vanskeligheder og markedsudsving vil rutinen blive lettere, agil og dynamisk, hvis processerne følger et veldefineret eksekveringsforløb — det er muligt at se modenhed i en virksomhed, der er optaget af at kortlægge og etablere arbejdsgangen.
Har du ikke tid til at læse nu? Hvad med at lytte til artiklen? Prøv det i afspilleren nedenfor!
Interesseret i at designe en arbejdsgang for din virksomhed? I dette indlæg vil vi ud over at udforske konceptet bidrage med 7 tips til, hvordan du kan forbedre arbejdseffektiviteten ved at indføre optimeret praksis på daglig basis!
Workflow definition
Vi kan forstå arbejdsgangen som en standardisering og organisering af aktiviteterne i en virksomhed, der opdeler, i faser, processer og tilskrivninger, al den efterspørgsel, der modtages dagligt.
Vigtigheden af at organisere rutinemæssige aktiviteter
For at overholde deadlines og fastsættelser er det nødvendigt at forstå processernes hastende tilstand og prioritering og dermed adlyde en udførelsesordre, så virksomheden udvikler aktiviteterne med en differentieret ekspertise i markedet.
Uden organisation er der en overhængende risiko for faldende produktivitet, hvilket genererer unødvendige omkostninger – ofte forårsaget af forsinkelser og omarbejde – og manglende tilpasning mellem ledelse og teams.
Forvent ikke gode resultater, hvis alle i teamet, fra ledelse til drift, ikke anvender det samme arbejdssystem, i overensstemmelse med organisationskulturen og virksomhedens målsætninger — naturligvis taget i betragtning, at der er en veldefineret arbejdsgang.
De 7 bedste tips til at forbedre arbejdsgangen i din virksomhed
Nogle praksisser er afgørende for at strukturere aktiviteter og sikre produktivitet. De tjener til at give teamet form og arbejde selvstændighed, for afhængigt af størrelsen af virksomheden og teamene er det næsten umuligt for en leder at have isoleret kontrol over alt, hvad der sker i virksomheden.
Med en god arbejdsgang er det muligt at centralisere og overvåge resultatet af de aktiviteter, der udføres. Se nedenfor, hvad du kan gøre for at forbedre dette flow og sikre gode resultater!
1. Sæt realistiske mål
Når vi taler om realistiske mål, er det vigtigt, at de er opnåelige af alle involverede, også når de har en høj sværhedsgrad. Du kan f.eks. anvende SMART-metoden, som består af:
- Specifikt – opstilling af specifikke mål;
- M easurable – være målbar;
- En opnåelig – opnåelig;
- Realistisk – realistisk;
- Rettidigt – hav en deadline, der skal nås.
Dette er en måde at involvere alle virksomhedens fagfolk, så de kan udføre deres aktiviteter i samme tempo, med respekt for deadlines og ekspertise i fælles opgaver.
2. Automatiser processer
Automatiserede funktioner sikrer mere effektiv levering af on-demand-job. Teknologi med al dens innovation tilbyder flere og flere ledelsesværktøjer til at lette rutinen.
Med et godt system kan du lave gode fakturerings- og debitorpolitikker, samt definere reglerne for interne betalinger og fakturering. Det er handlinger, der giver mulighed for skærpet kontrol, herunder hurtigere svartider for kunden.
3. Foretag en opgørelse over ressourcer
Det er næsten umuligt at indføre en virkelig effektiv arbejdsgang, hvis du ikke har ressourcerne til det. Tjek de værktøjer og ressourcer, der er tilgængelige for at lette fremdriften af alle de procedurer, som virksomheden skal udføre.
Alle ressourcer er gyldige – menneskelige, materielle, økonomiske, tidsmæssige – og skal bruges på bedste vis til at tilpasse mennesker og processer til forslaget om virksomhedens eksistens.
4. Lav kortlægningen
Virksomheden, der ved, hvor den vil hen, skal bekymre sig om at holde sine aktiviteter slanke og objektive. Til dette formål at kortlægge rutinen og eliminere overdreven bureaukratisk og overflødigt arbejde, ud over at gøre processen gennemsigtig, lette enhver og al identifikation.
Gør proceskortlægning til en permanent referencevejledning, som alle kan henvise til, når der opstår tvivl eller procedurefejl. Den skal lede enhver handling, også selvom det betyder at vende tilbage til udgangspunktet og genoptage en procedure.
5. Brug workflow-software
Workflow betyder præcist workflow. Det kan forberedes manuelt ved hjælp af regneark, men det vil ikke være så effektivt og sikkert som at bruge software med specifikke ressourcer og værktøjer.
En workflow-software gør det muligt at parametrisere og tilpasse aktiviteter, efter virksomhedens behov og perspektiver i forhold til de resultater, den ønsker at opnå.
Derudover bidrager softwaren til en smartere styring, med brug af grafer og rapporter til at understøtte beslutningstagning om et projekt eller en specifik aktivitet, der dækker en detaljeret arbejdsgang.
6. Sats på standardisering af processer
Standardisering af processer gavner ikke kun arbejdsgangen, men hele virksomheden, da præstationstempoet kommer op imod klarheden og præcisionen i hver procedure.
Aktiviteter som betalinger, fakturering, generering af salgsordrer, adskillelse af produkter på lager, forsendelse af varer og bankafstemning kræver en proces med et standardiseret flow, der for enhver pris undgår immobilisering og overdreven centralisering.
7. Invester i strategier, der øger produktiviteten i indsamlingssektoren
Default er en skurk, som ingen iværksætter ønsker at møde. Det har en total indvirkning på en virksomheds økonomiske sundhed, og når den når store skalaer, kan den endda sætte dens varighed på markedet i fare.
Før det sker, er det ideelle at etablere klare indsamlingspolitikker med vedtagelse af passende processer og procedurer. Det er her en god arbejdsgang kommer ind – daglig opfølgning og rettidige handlinger kan systematisk sænke det negative saldoniveau.
Ved at designe et faktureringsflow kan du skabe en trin-for-trin tilgang, så det ansvarlige team har forhandlingsautonomi, når de tager kontakt til kunden.
Et automatiseret system kan standardisere nogle handlinger, såsom at sende rykkere med udløbsmeddelelse via e-mail, udstede duplikerede banksedler, automatisk beregning af renter og bøder.
Det er strategier til at optimere opgaverne og øge produktiviteten i indsamlingssektoren og motivationen af de medarbejdere, der er ansvarlige for hver proces. Det er usandsynligt, at en opkrævning vil blive glemt eller unødvendig, hvis oplysningerne er tilgængelige og korrekte i samme miljø.
Som vi har set, er det at skabe et faktureringsflow ikke andet end at organisere hver proces og optimere de aktiviteter, der udføres i virksomheden. Til dette er det vigtigt at have tilstrækkelige værktøjer og ressourcer, som omfatter intelligent styringssoftware og veluddannede fagfolk.
Uden dette kan virksomheden lide alvorlige konsekvenser, såsom tab af effektivitet og troværdighed. En god arbejdsgang skal være en konstant allieret med virksomheden, der ønsker at opnå en konkurrencefordel og blive en reference på markedet.
Hvis du kunne lide dette indlæg og følte, at det var på tide for din virksomhed at investere i en mere effektiv arbejdsgang for bedre at positionere sig på markedet, så kontakt os og lær mere om vores værktøjer og funktioner. Vores team er klar til at hjælpe med væksten af din virksomhed!
