Lær, hvordan du opretter en beredskabsplan for din lille virksomhed

«Forebyggelse er bedre end helbredelse.»

Hvem har aldrig hørt den sætning, ikke? Det skildrer vigtigheden af ​​at sikre planlægning, dvs Beredskabsplan, forudsige visse situationer for at forhindre, at nogle usædvanlige handlinger overrasker os.

I det sidste år blev praktisk talt hele verden overrasket over pandemien og måtte tilpasse sig teknologiske midler for at fortsætte deres arbejde, studier og andre forpligtelser.

Virksomheder, der allerede var advaret om de første tegn på virussens fremmarch, var i stand til at udvikle en beredskabsplan, så de ikke blev alt for påvirket af scenariet skabt af pandemien.

Men det er værd at bemærke, at det ikke kun er denne type situationer, der kræver en beredskabsplan.

Almindelige problemer såsom tab af teammedlemmer, kunder eller leverandører kan også forudplanlægges. Derfor har vi udarbejdet denne artikel, så du forstår mere om at have en Plan B i din virksomhed og hvordan du udvikler din beredskabsplan på en enkel måde. Tjek ud!

Hvad er en beredskabsplan, og hvad er den til?

En Beredskabsplan (eller også kendt som plan B, backupplan eller genopretningsplan) er en plan designet til et andet resultat end den sædvanlige eller forventede plan. Det vil sige, at det fungerer som en alternativ handling, hvis tingene ikke går som planlagt.

Uden en forretningsberedskabsplan risikerer du ikke effektivt at kunne kontrollere, hvad der kunne ske med din virksomhed.

Men hvad ville være «risiko» i min virksomhed?

Enkelt sagt kan risiko involvere:

• Mulighed for kommercielt tab eller skade;
• Trusler, der kan hæmme eller svække evnen til at nå forretningsmål;
• Situationer, hvor det forventede resultat ikke sker (f.eks. reagerer kunderne ikke godt på lanceringen af ​​et nyt produkt).

I sådanne tilfælde vil beredskabsplanen tjene til at minimere skader forårsaget af uventede situationer.

For eksempel, når en virksomhed har en nødgenerator, betyder det, at teamet kan fortsætte med at arbejde normalt, selv under et blackout.

Hvorfor er det vigtigt at have en beredskabsplan?

Beredskabsplanen er vigtig, fordi den giver en virksomhed mulighed for at genoptage sine daglige aktiviteter så hurtigt som muligt efter en uforudset begivenhed.

Derudover hjælper denne planlægning med at beskytte ressourcer, minimere kundebesvær, identificere dygtige teams og tildele specifikke ansvarsområder under gendannelsesprocessen.

Således kan alle aktiviteter i virksomheden følge deres fulde drift.

Hvad skal en beredskabsplan indeholde?

Beredskabsplanen skal indeholde trinene i henhold til virksomheden.

Der er virksomheder, der har brug for flere fuldstændigt detaljerede trin for at overvinde et scenarie. Mens for andre er en grundlæggende struktur nok.

Derfor er det vigtigt at foretage en detaljeret analyse af virksomheden og forsøge at forudsige visse begivenheder, der kan være mere skadelige, hvis de sker, end andre.

Tjek de vigtigste punkter, som virksomheder overvejer, når de udarbejder en beredskabsplan:

Scenarier

Før du begynder at planlægge, hvad du bør og ikke bør have i din genopretningsplan, skal du lave en analyse af de scenarier, der kan skade din virksomhed alvorligt eller dem, der er mere tilbøjelige til at ske.

Prøv at inkludere flere mulige scenarier, såsom blackouts, oversvømmelser, kontraktbrud med en større leverandør, problemer med IT eller cyberangreb.

udløser

Vær grundig med at specificere, hvad der kan udløse beredskabsplanen og hvordan. For eksempel, i en oversvømmelse, vil din plan kun blive aktiveret, når det virkelig sker, eller når der er en alarm om dårligt vejr?

Hver situation kan have mere end én trigger eller aktivering, og hver trigger kan starte på et andet punkt i flyet.

Respons

Tilføj en oversigt over den metode, du vil følge som svar på begivenheden. Inkluder i kontekst det team eller de personer, der er ansvarlige for handlingerne.

Du skal også definere, hvem der skal være ansvarlig for hvert element i planen, for hvert trin, og hvad du vil have dem til at opnå.

Husk, at teamet eller de ansvarlige har brug for at vide, hvad der skete, og hvordan de skal handle, så begivenheden bliver løst ordentligt.

Glem heller ikke dine juridiske forpligtelser, og rapporter hændelsen til de relevante myndigheder, når det er nødvendigt.

Tidslinje

Tegn perioden fra den første time til de næste par uger, så du ved, hvad der skal gøres, efter at planen træder i kraft.

Dette er en kompleks og delikat del, da den omfatter tidsplaner, detaljering af situationerne og forudsigelse af tilbagevenden af ​​aktiviteter, ud over at være det, der vil definere, om din virksomhed er klar til at vende tilbage eller ej.

5 tips til, hvordan du udarbejder en beredskabsplan for små virksomheder

Som du allerede har læst her, vil oprettelse af en beredskabsplan for din lille virksomhed kræve planlægning og forskellige analyser. Derfor har vi udvalgt nogle tips til, at du kan strukturere din plan B. Tjek det ud!

1 – Identifikation

Identificer alle dine forretningsrisici. Dette inkluderer trusler relateret til kernesoftwarefejl, leverandørfejl og opsigelse af en leder eller et kerneteam.

At genkende hvert element vil hjælpe dig med at forstå og forudsige, hvad der kan komme ud af det normale flow, og til sidst løse det hurtigt.

2 – Prioritering

Kategoriser alle risici, og begynd derefter at prioritere dem ud fra graden af ​​indflydelse på din virksomhed.

At definere trusler ud fra de virkninger, de kan forårsage, vil gøre det lettere, hvis mere end én hændelse sker på samme tid. På denne måde kan du og dit team håndtere det mest presserende og efterlade det laveste til senere.

3 – Forskning

Detaljer om de konsekvenser, som risici har på din virksomhed.

Hver risiko har en forskellig indflydelse afhængigt af virksomheden. Derfor vil en grundig undersøgelse hjælpe dig med at forstå, hvad der er vigtigt at fokusere på, når begivenheden sker.

4 – Skematisering

For hver risiko skal du registrere trin for, hvad du skal gøre, når det sker.

Hvis teamet ved, hvad der foregår, og hvordan de skal tage de første skridt for at løse problemet, har de været i stand til at fordele opgaver for at fremskynde responstiden.

Du kan lade kontakten til printervedligeholdelsesfirmaet stå i planen, hvis der f.eks. skulle være et generelt nedbrud i din grafik.

5 – Vedligeholdelse

Opret en tidsplan for opdatering af planen. Det er meget vigtigt, at alle er opmærksomme på planen for at holde den opdateret.

Hvis der sker en hændelse, og teamet, der er ansvarligt for løsningen, ikke kender detaljerne eller de ændringer, som planen havde i den sidste forbedring, kan det tage mere tid end nødvendigt, før truslen er kontrolleret.

Skabeloner til beredskabsplaner

Nu hvor du allerede ved vigtigheden af ​​at udarbejde en beredskabsplan for din lille virksomhed, er det tid til at finde ud af, hvilken model der er den mest ideelle.

Sandheden er, at der er forskellige typer og stilarter af beredskabsplaner, såsom dem, der er lavet i regneark eller endda dem, der er udviklet i mentale kort.

Tipset til at vælge den bedste model er at lave en undersøgelse af din virksomhed, forstå hvilke behov der bør indgå i planen, og deres kompleksitet, for derefter at vide hvilken der passer bedst.