Passiv Inntekt Guide
Dette er del 2 i en tredelt serie om ansatte en-til-en møter. Les del 1 her.
I del 1 av serien vår om en-til-en ansatte snakket vi om hvordan disse møtene bidrar til å bygge tillit og hvordan de motiverer til vekst og produktivitet. Vi snakket om deres kritiske rolle i ansattes engasjement og hvordan de er et pålitelig verktøy for å bekjempe gjeldende trender for tilbaketrekning på arbeidsplassen, som den store oppsigelsen og stille slutte. Vi delte også noen grunnleggende informasjon om disse innsjekkingene – hvor lenge de vanligvis varer og noen av temaene som kan diskuteres.
Men vellykkede en-til-en-møter skjer ikke bare – du må få dem til å skje. Eller mer nøyaktig, du og dine ledere må få dem til å skje. En fem-minutters chat vil ikke ha samme effekt som en tilsiktet en-til-en-innsjekking. Så i dag skal vi dele noen mer detaljerte tips om hvordan du kan utføre en-til-en som påvirker ansatte positivt.
En-til-en-ansatte kan ha effekt – men bare hvis ledere er kjøpt inn. Få 8 tips for hvordan ledere kan gjennomføre vellykkede innsjekkinger:
Ledere gjør forskjellen
Vi sa at det er opp til både deg og dine ledere å få til gode en-til-én, og det er på grunn av bevisene som viser at gode ledere er forskjellen. I følge Harvard Business Review erkjenner de beste lederne at 1:1-er ikke er et tillegg til rollen deres – de er grunnleggende for den. Gallup-undersøkelser fant at ledere er ansvarlige for 70 % av variasjonen i engasjement i teamene deres, og at omsorgsfulle ledere er en toppindikator på engasjement.
Noen av lederne dine tenker kanskje på en-til-en ansatte som ikke-essensielle – hyggelig å ha, men det første du må gå når noe annet dukker opp. Men hvis de forstår hvilken innvirkning disse møtene har på ansattes engasjementmålinger og den generelle ytelsen, er det langt mer sannsynlig at de holder tritt med én-til-én. Du kan også aktivere produktive innsjekkinger ved å gi ledere tipsene og verktøyene de trenger for å få dem riktig.
Prøv disse åtte tipsene for å gjennomføre de mest effektive en-til-en-møtene.
1. Legg til 1:1s til timeplanen din som gjentakende møter.
Akkurat som formelle ytelsesanmeldelser, bør en-til-én finne sted med jevne mellomrom. HBR anbefaler at tre kadenser kan ta i bruk:
- Ukentlige møter som varer rundt 30 minutter
- Toukentlige møter som varer rundt 45 minutter til en time
- En kombinasjon, der noen teammedlemmer møtes med lederen ukentlig og andre annenhver uke
Den 30-minutters ukentlige innsjekkingen var den mest populære blant ansatte og førte også til de høyeste nivåene av engasjement. Uansett hvilken tidsplan de velger, bør ledere legge møtene til kalenderne sine som gjentakende hendelser. På den måten vet alle når de har mulighet til å snakke, og det er færre avbrudd gjennom uken.
Ledere bør unngå å kansellere i siste liten eller møte for sent til en-til-en, noe som sender beskjed til ansatte om at disse møtene ikke er en prioritet. Regelmessige innsjekkinger viser ansatte deres ledere bryr seg om deres suksess på jobben og kan føre til høyere engasjement.
2. Gjennomfør 1:1s ansikt til ansikt.
Mens det meste av jobbkommunikasjon foregår via e-post eller direktemeldinger, er en-til-en ment å etablere en mer personlig forbindelse mellom ansatte og ledere. Det betyr at ansattes innsjekkinger bør være ansikt til ansikt – selv om de ansatte er helt eller delvis fjerntliggende. Hvis teamet er hybrid, bør ledere ha som mål å holde disse møtene personlig. Hvis bedriften eller individuelle teammedlemmer er helt eksterne, bør en-til-en foregå via videochat.
Ansikt-til-ansikt-samtaler er viktige fordi mens én-til-én handler om å få statusoppdateringer og gi konstruktive tilbakemeldinger, handler de også om å bygge et sterkt bånd mellom ansatte og deres ledere. Det er mye vanskeligere å lage, spesielt med eksterne team, hvis ledere ikke snakker med sine ansatte ansikt til ansikt.
1:1 tips: Hvis bedriften din er helt ekstern, må du sørge for at ledere har tilgang til videokonferanseverktøy, en-til-en programvare eller programvare for ytelsesstyring og annen programvare som er nødvendig for å utføre eksterne innsjekkinger.
3. Kom forberedt.
Benjamin Franklin sa berømt: «Ved å ikke forberede deg, forbereder du deg på å mislykkes», og ordene hans gjelder absolutt en-til-en. HBRs forskning viste at å utarbeide en møteagenda var en sterk indikator på at en-til-en ville være fordelaktig. Publikasjonen fant også at når ansatte og ledere samarbeidet om agendapunkter, ble innsjekkingene enda høyere vurdert.
Selv om det er greit å lage en agenda i starten av en en-til-en, er det mer nyttig hvis hver deltaker noterer ned noen diskusjonspunkter å ta med til møtet. Enda bedre? Dele disse diskusjonspunktene før innsjekking. Uansett, det å involvere ansatte i å lage agendaen sikrer at ledere ikke tar over møtene og at ansatte får ta opp sakene deres.
Å lage en agenda trenger ikke å være komplisert, spesielt hvis du bruker ytelsesstyringsprogramvare som støtter en-til-en møter. Programvaren gir ledere og ansatte tilgang til et samarbeidende, skybasert område for å lage en agenda, gi oppdateringer og ta notater som kan holdes private eller deles.
«En-til-én er et av de viktigste produktivitetsverktøyene du har som leder. De er der du kan stille strategiske spørsmål som, er vi fokusert på de riktige tingene? Og fra et rapportsynspunkt er de hvordan du viser ansatte at du verdsetter dem og bryr deg om dem.»
– Elizabeth Grace Saunders, forfatter og grunnlegger av Real Life E Time Coaching & Training
4. Vær tilstede og positiv.
Det er opp til ledere å sette tonen for ansattes innsjekkinger og holde dem positive. De bør ikke være stressende eller virke som en oppgave ledere må komme seg gjennom. Oppmuntre ledere til å bringe optimistisk, optimistisk energi inn i sine en-til-en. En måte ledere kan gjøre dette på er ved å starte ukentlige møter ved å feire en seier eller uttrykke takknemlighet for ansattes nylige bidrag.
Ledere bør også være til stede under en-til-én, uten avbrudd fra e-postvarsler eller kolleger som er innom kontoret deres. De bør heller ikke sjekke e-post eller svare på Slack-meldinger. Snarere bør ledere være aktivt lyttende, følge nøye med på hva ansatte sier og tenke før de svarer.
1:1 tips: HBR foreslår at ledere lytter 50–90 % av tiden under en-til-en.
5. Gjør 1:1s personlig.
Vi har snakket om hvordan ukentlige en-til-én hjelper med å bygge relasjoner – spesielt hvis lederne dine spør ansatte hvordan de har det. Disse innsjekkingene er en mulighet for ledere til å bli kjent med sine ansatte og bygge tillit. Ledere kan også stille åpne spørsmål om ansattes personlige og faglige utviklingsmål. Dette hjelper dem å bli mer kjent med hverandre og gir ledere innsikt i hvordan de kan hjelpe ansatte med å nå disse målene.
Ledere kan til og med fremme engasjement ved å stille de riktige spørsmålene, for eksempel hvordan ansatte føler om balansen mellom arbeid og privatliv og hva ledere kan gjøre for å motivere dem. De kan også bygge den forbindelsen ved å spørre ansatte om deres liv utenfor jobben – deres familier, interesser og store livsbegivenheter – og dele om sine egne. Å bli mer personlig kjent er med på å skape tillit og gjør det lettere for ansatte å henvende seg til ledere med spørsmål, problemer og ideer.
Ledere kan gjøre ansatte en-til-én mer effektive ved å bli kjent med dem på et personlig nivå. Få flere tips for hvordan du kan gjennomføre vellykkede en-til-en:
Ukentlige innsjekkinger gir ledere muligheten til å veilede ansatte, gi tilbakemeldinger og hjelpe dem med å jobbe gjennom utfordringer eller veisperringer som holder dem tilbake. De kan be ansatte ta med sin egen handlingsplan til møtet og deretter jobbe sammen for å finne en løsning. På denne måten bruker ansatte først sine egne problemløsningsferdigheter på problemet. Ledere kan få en bedre oversikt over hvor ansatte sliter og tilby spesifikke råd og ressurser for å hjelpe.
1:1 tips: Ledere kan stille spesifikke spørsmål for å sikre at ansatte ikke holder tilbake når de ber om hjelp, for eksempel «Hva trenger du fra meg for å gjøre ditt beste arbeid?»
7. Ta notater.
Å ta notater under en-til-en er et godt verktøy ikke bare for å huske hva som ble diskutert, men også for å lage en oversikt over tidligere samtaler. Ledere og ansatte kan henvise til dem for å forberede fremtidige møter. Akkurat som med ansattes ytelsesvurderinger, støtter et arkiv med disse ukentlige chattene fremtidige beslutninger om kampanjer, vekstmuligheter eller ytelsesforbedringsplaner (PIPs).
Hvis du bruker programvare for å drive en-til-en-enhetene dine, gjør digitale poster det enklere å holde styr på og se over tidligere notater. Ledere og ansatte kan bruke arbeidsområdet sitt til å dele notater samt ta egne private notater.
1:1 tips: Ledere kan se tilbake på tidligere notater for å holde seg ansvarlige for å gjennomføre nyttige en-til-en-samtaler.
8. Gå ut med handlingselementer.
En-til-én bør avsluttes med en handlingsplan for både ledere og ansatte. Å sette forventninger gjør det mer sannsynlig at de blir innfridd og gjør det lettere å følge opp oppgaver. Å avslutte med intensjon reduserer sjansene for at noen vil slippe ballen eller gå glipp av løse ender.
Før du avslutter samtalen eller chatten, oppsummer de neste trinnene for hver person. Ledere bør avklare hva den ansatte skal utrette til neste møte og hvor lederen trenger å gi støtte. Med ytelsesstyringsprogramvare kan de legge til disse handlingselementene i et delt notat og til og med legge til korte oppdateringer gjennom uken, noe som muliggjør en mer produktiv diskusjon under en-til-en.
Du kan gi ledere mulighet til å holde mer produktive, effektive en-til-en med ClearCompanys nye 1:1 Workspaces-funksjon. Tilgjengelig i vårt robuste ytelsesstyringssystem, 1:1 Workspaces øker ytelsesinnsikten, oppmuntrer til engasjement og utstyrer ledere og ansatte med verktøyene de trenger for å gjøre sitt beste på jobben.
Opplev det nyeste tilskuddet til ClearCompany Performance Management Suite, 1:1 Workspaces. Registrer deg for en personlig demo med ClearCompany-produkteksperter i dag.
