Hva trenger din onboarding-sjekklistemal

Introduksjon av ansatte er mer enn å signere noen få dokumenter og se noen opplæringsvideoer. Det er mange skritt HR-teamet ditt må ta når en ny medarbeider ansettes og i løpet av de første månedene. Noen av disse trinnene er et krav, som å fullføre bakgrunnssjekker og bekrefte ansettelseskvalifisering. Andre ombordstigningstrinn er kanskje ikke nødvendige i samme forstand, men de er nødvendige hvis du vil skape en opplevelse som øker oppbevaring, produktivitet og engasjement.

Ifølge Gallup er det mer enn tre ganger så stor sannsynlighet for at ansatte som sier at onboarding var eksepsjonell, sier jobben deres er like god eller bedre enn forventet. Men med så mange ombordstigningsoppgaver å fullføre, hvordan kan du sikre at nye ansatte går gjennom den samme flotte ombordstigningsprosessen?

Lag en mal for sjekkliste for ombordstigning for å gjøre det enklere for personalteam og ansettelsesledere å ta med nye ansatte. På denne måten kan du være sikker på at hver nye medarbeider har en konsistent, helhetlig ombordstigningsopplevelse skreddersydd for rollen deres.

Begynn med disse grunnleggende delene for å lage din egen mal for onboarding-sjekkliste. Vi har delt det ned i fem sjekklister for de ulike stadiene av onboarding. Fullfør disse viktige trinnene for en vellykket ombordstigning hver gang.

Lag en #onboarding-sjekklistemal som #HR-teamet ditt kan bruke på hvert trinn av #employeeonboarding-prosessen:

Sjekkliste #1: Velkomstmeldingen

Etter at tilbudsbrevet er signert og startdatoen er satt, ikke la nye ansatte lurer på hva som kommer videre. HR-kontakten deres bør sende en velkomst-e-post umiddelbart med alt den nyansatte trenger å vite. Hvis de ennå ikke har møtt den nyansatte, bør HR-kontakten starte med å presentere seg selv, og hvis de har, med å gratulere den ansatte med den nye rollen.

HR-teamet ditt kan bruke denne sjekklisten for en melding som er detaljert og som gjør nye medarbeidere rolige:

• En personlig «velkommen til teamet»-melding
• Bekreftelse på startdato, klokkeslett og sted (hvis aktuelt)
• Kontaktinformasjon til HR-kontakt og ansettelsesleder
• En liste over dokumenter som trengs for bakgrunnssjekker, verifisering av ansettelseskvalifikasjoner, lønnsregistrering, etc.
• Selskapets retningslinjer, prosedyrer og fordelspakker
• Interne bedriftskulturressurser
• En tidsplan og informasjon du trenger å vite for deres første dag på jobb, som kleskode eller en Zoom-lenke hvis de starter eksternt

Sjekkliste #2: Pre-onboarding

Tiden mellom aksept av tilbudsbrev og startdato kan være noen dager eller noen måneder, og i løpet av den tiden er det noen oppgaver som HR kan gjøre for å forberede seg på å ta ombord nye ansatte. Bruk denne malen for pre-onboarding sjekkliste slik at alle er klare for den nye ansettelsen:

• Sett opp kontoer for den nyansattes e-post, programvare, intranett og andre HR-systemer
• List opp eventuelle papirer den ansatte trenger å fullføre
• Bestill utstyr (bærbare datamaskiner, mobiltelefoner, skjermer osv.) og send det i post hvis ansatte er eksterne
• Sett sammen en velkomstpakke og post hvis ansatte er eksterne
• Utpek et arbeidsområde for ansatte på kontoret
• Sørg for at ansettelsessjefen deler nyhetene med teammedlemmene sine

For mange roller kan du be ansatte om å starte onboarding før startdatoen deres – spesielt hvis du bruker onboarding-programvare. Med programvare kan nye medarbeidere logge på en ny ansettelsesportal, der HR-teamet ditt har samlet rollespesifikk informasjon, dokumenter og ressurser, og starte den digitale ombordstigningsprosessen for ansatte. Der kan de fylle ut digitale skjemaer og teamet ditt kan sjekke disse elementene av listen uten problemer før dag én:

• Bakgrunnssjekker
• I-9s og skattedokumentasjon
• Lønn og ytelsesregistrering

Sjekkliste #3: Dag én

Ansattes første dag er formativ. De får plassen til landet; møte kolleger, lære deres onboarding-plan og absorbere tonnevis av informasjon om deres rolle og selskapet. Siden det kan være en overveldende opplevelse, hjelper det å lage en sjekkliste for ansatt ombordstigning for dag én at nyansatte føler at de blir støttet i stedet for å drukne.

Her er noen sjekklisteelementer for første dag med ombordstigning:

• Planlegg et møte med den nye medarbeideren, HR og ansettelsessjefen først
• Send ut en bedriftsomfattende kunngjøring der du ønsker den nye medarbeideren velkommen
• Fullfør papirarbeid for nye ansettelser, hvis det ikke gjøres under pre-onboarding
• Sørg for at nyansattes utstyr fungerer som det skal, og at de har tilgang til nødvendige programmer og kontoer
• Sett opp et møte, lunsj, aktivitet eller virtuelt møte med hele teamet til den nyansatte

Dediker tid til relasjonsbygging under #employeeonboarding-prosessen for å engasjere og beholde de nye ansatte:

Sjekkliste #4: Uke én

På samme måte som den første dagen, vil nyansatte bruke mesteparten av den første uken på introduksjoner, både til eksisterende ansatte og til deres arbeidsoppgaver. De bør begynne opplæringsprogrammer, få en følelse av bedriftskultur og få tilgang til tilleggsutstyr eller ressurser de trenger.

Fullfør disse elementene i løpet av uke én for å dyrke engasjement og beholde nyansatte:

• Start nødvendige treningsprogrammer eller orienteringskurs
• Par nye ansatte med en onboarding-kompis hvis mulig
• Planlegg møter på tvers av avdelinger slik at nyansatte kan begynne å bygge forbindelser utenfor teamet sitt
• Sørg for at ansatte forstår selskapets retningslinjer og prosedyrer, inkludert PTO, sykefravær, transportfordeler, velværeprogrammer osv.
• Gi ekstra ressurser, opplæring og utstyr om nødvendig

Sjekkliste #5: 90-dagers

Selv om mye lengre introduksjonsprogrammer for nye ansatte anbefales for mange roller, viser onboarding som varer i minst 90 dager ansatte at du er investert i deres suksess. Et utvidet onboarding-program lar ansatte ta på seg nye jobboppgaver i et målt tempo og fører til økt produktivitet. Dette er når de fleste ansatte bestemmer om rollen er det de forventet og om de føler at de hører hjemme i din bedrift.

Bruk denne tiden til å bygge tillit hos nye ansatte ved å be om tilbakemeldinger og planlegge hyppige innsjekkinger med lederne. HR-team kan lære hvilke onboarding-strategier som er mest effektive, og ansettelsesledere kan sette klare forventninger og lære å motivere og kommunisere med nyansatte.

• Send nyansatte en undersøkelse og be dem vurdere ombordstigningsopplevelsen deres
• Send spørreundersøkelser til ansettelsesledere for å rangere nyansatte så langt, og møte dem for å diskutere resultatene
• Gjennomfør en ny ansatt ytelsesgjennomgang for å måle ytelsen og forberede dem for fremtidige vurderingssykluser
• Møt nye ansatte for å sikre at de føler seg forberedt og har alt de trenger for å være fullverdige ansatte