Hva er PDCA? Hva er den til? Hvordan søke?

En av de mest effektive prosessstyringsmetodene dukket opp for mange tiår siden, men selv i dag er den fortsatt en av de store referansene i bedriftsverdenen. Bedrifter bruker PDCA kontinuerlig forbedringsmetode for å kontinuerlig forbedre prosesser og dermed få mer og mer konkurransekraft i markedet. Men vet du hva PDCA betyr?

I denne artikkelen vil vi forstå betydningen av dette akronymet og hva er dens rolle i næringslivet, spesifikt. La oss bli kjent med bruken og lære om de forskjellige måtene å bruke PDCA på i praksis.

Hva er PDCA?

Som du kan forestille deg, er PDCA et akronym som dukket opp for mange tiår siden, og som betyr på engelsk:

Q: Planlegg

D: Gjør (gjør)

C: Sjekk

A: Handle

La oss forstå betydningen av hver bokstav, men først kan vi definere den som en generell idé.

PDCA er en prosessledelsesmetodikk hvis funksjon er å sikre kontinuerlig forbedring av prosesser i en bedrift.

Dette betyr ikke at PDCA-syklusen kun skal brukes i bedriftsverdenen. Metoden som involverer PDCA kan brukes til prosesser og prosjekter, for eksempel et bryllup, eller renovering av hus, etc.

Metodikken tjener til å garantere kontinuerlig forbedring av flere prosesser og er basert på fire veldefinerte faser som gir mening til akronymet.

P for Plan

PDCA-syklusen foreslår at alt arbeid som involverer prosesser bør starte fra teoretisk planlegging, som vil gå før utførelse, som er den praktiske fasen. Planleggingsfasen er basert på noen spørsmål, som:

Hvilket mål ønsker vi å oppnå?

Hvilken vei eller metode bør vi følge for å nå disse målene?

Ved å organisere arbeidet utviklet i denne første fasen av PDCA, har vi:

1. Prosessidentifikasjon;

2. Prosessanalyse;

3. Definisjon av mål og mål;

4. Utarbeidelse av handlingsplaner for å nå målene og målene.

D for Do (Utfør)

Planlegging utført, teori klar, og alle spørsmål som involverer mål og metoder besvart, vi har fase to av metodikken, som viser gjennomføringen av det som var planlagt.

For at utførelsen skal komme så nært som mulig opp til det som var planlagt, vil organisering, disiplin og stor forsiktighet med datakontroll være nødvendig, da disse registreringene vil være svært viktige for de senere stadier av PDCA.

Utførelsesarbeidet involverer noen faktorer, som et kvalifisert og trent team og mye engasjement fra alle til fordel for bedriften eller den spesifikke prosessen.

Når vi oppsummerer gjennomføringsarbeidet, kan vi si at det betyr å sette handlingsplanen ut i livet.

C for sjekk

Datapostene som brukes i utførelsen for å registrere alle handlingene som er utviklet, må brukes i denne fasen som en hjelp for at teamet skal kunne forstå alle mulige feil som har oppstått og fra da av lage en korrigeringsplan.

I denne fasen evaluerer vi utførelsesresultatene og sammenligner dem med planleggingsdataene, det vil si at det er på tide å sammenligne teori med praksis og observere hvor tett planleggingsutførelsen var.

Målet med denne fasen er derfor å kontrollere effektiviteten til handlingsplanene som utføres med planleggingen utført.

A for handling

Vi gjorde planleggingen, vi gjorde utførelsen, vi definerte feilene, og nå er det på tide å fikse det.

Dette er den fjerde fasen av PDCA-syklusen, en fase som vil være dedikert til å definere og implementere løsningene eller handlingene identifisert i de foregående fasene.

I denne fasen er målet å forbedre prosessen, korrigere alt som ble funnet å være feil.

Men hvorfor kan vi kalle PDCA for PDCA-syklusen?

Vi har nettopp forstått klarere hvordan de fire fasene av PDCA skjer og hvordan disse fasene tar sikte på å forbedre prosesser i en organisasjon, eller, avhengig av bruken, å forbedre ulike prosjekter.

Denne metodikken ender imidlertid ikke i den fjerde fasen, nettopp fordi den er en syklisk, uavbrutt metode, som tar sikte på kontinuerlig forbedring av prosesser i en bedrift.

Dermed etablerer PDCA en kontinuerlig syklus av planlegging, utførelse, verifisering og korrigerende handlinger. Med dette styringssystemet er det mye større sjanser for å holde prosessene alltid perfeksjonert, oppdatert og i ønsket retning.

PDCA brukt i et selskap

Nå som du har forstått de fire fasene av prosessen som gir mening til akronymet PDCA, la oss forstå hvordan vi kan bruke metodikken i en organisasjons arbeidsrutine.

Det er viktig at hvert selskap som bruker metoden forstår at trinnene må respekteres og følges nøyaktig i den foreslåtte rekkefølgen, uten å forutse eller glemme.

La oss bruke PDCA som en syklisk metodikk på denne måten:

Planlegger

På planlegger selskapet vil utvikle en teoretisk plan i samsvar med de definerte målene, i samsvar med dets retningslinjer, oppdrag og atferdspolicy. Dermed vil det defineres en strategisk og teoretisk handlingslinje som bør settes ut i livet senere.

Henrettelse

Med planleggingen gjort er det viktig at bedriften forstår at den trenger å trene teamet slik at utførelsen gjennomføres i henhold til planen. Dette vil kreve opplæring av alle som har ansvar for de mest varierte oppgaver.

Bekreftelse

Det er viktig å ha et team som er i stand til å forstå prosessen som helhet og i stand til å lese alle dataene som er registrert i utførelsesprosessen. Først da vil bedriften kunne identifisere mulige feil og foreslå korrigeringer.

Handling

Etter å ha identifisert feilene og foreslått korrigeringer, går selskapet videre til den fjerde fasen av prosessen, som er de korrigerende handlingene, som tar sikte på å perfeksjonere og forbedre prosessen startet i planleggingen.

Med de foretatte korreksjonene går selskapet tilbake til utgangspunktet, og starter en ny syklus fra startfasen, som planlegger, denne gangen mer forbedret.

Hva er viktigheten av PDCA for bedrifter?

PDCA-syklusen som prosessstyringsmetodikk er et av de kraftigste verktøyene for bedrifter å alltid søke å forbedre sine tjenester og produkter og oppnå konkurransekraft i markedet.

PDCA lar bedrifter identifisere hull og forbedringspunkter i en gitt aktivitet, som kan være utvikling av et produkt eller en tjeneste, og fra da av alltid skape en kontinuerlig syklus av forbedringer i denne aktiviteten.

Bedrifter som ikke bruker effektive prosessstyringsverktøy ender opp med å kaste bort mye tid på å identifisere problemer, og dermed forsinke konstruksjonen av løsninger, noe som fører til sløsing med tid og penger.

Hvilke fordeler gir PDCA for bedrifter?

Enhver bedrift som ønsker å være konkurransedyktig i et stadig mer konkurranseutsatt marked er vanskelig å skape mekanismer som gjør prosessene effektive og kontinuerlig forbedret.

Det kan være produktene eller tjenestene deres, faktum er at hvis en organisasjon ikke søker å forbedre seg selv, mister den plass og blir forsinket i prosessen med bedriftsoppdatering.

Derfor ender et selskap som bruker APCA-metoden effektivt opp med å oppnå fordeler, for eksempel:

• Større mulighet for å forutsi feil og feil i prosessene gjennom studiet av handlingsregistreringsdata laget fra en innledende planlegging.
• Kan definere mål på en forbedret måte som gjør det mulig å komme så nær virkeligheten som mulig.
• Fordel med å evaluere på en klarere og mer selvsikker måte resultatene som kommer fra utførelsen av handlingene og dermed handle for å rette feil mer effektivt.
• Øk produktiviteten ved å forbedre aktiviteter, redusere kostnader og øke fortjenesten.
• Tillater standardisering av prosesser i selskapet, og forbedrer kvaliteten på produkter og tjenester.

Feil som kan oppstå i applikasjonen av PDCA-syklusen

Vi har allerede snakket om hvor viktig det er for et selskap som ønsker å investere tid og penger i PDCA-metodikken å respektere alle stadier, ikke hoppe over noen trinn, langt mindre glemme noen av dem. Dette er feil som kan generere negative resultater og som fullstendig feilkarakteriserer hele metodikken.

Noen av disse feilene er grunnleggende, og vi kan liste opp:

Ikke være forsiktig i den innledende planleggingsfasen

For at PDCA-syklusen skal generere positive resultater, er det av grunnleggende betydning at selskapet dedikerer seg til å bygge en godt utført plan, med alle fastsatte mål, ønskede mål og veier som skal tas.

Når selskapet neglisjerer denne fasen, enten å lage en plan i all hast eller rett og slett ikke trekker inn hovedproblemene, ender det opp med å skade hele prosessen.

Ikke investere i kvalifisering av mennesker

Utførelsesfasen er en av de viktigste (alle er det) og krever i denne fasen opprettelsen av et dyktig og trent team for å sette ut i livet i form av handlinger all planleggingen som er skissert i den innledende fasen av PDCA.

Hvis bedriften ikke investerer i teamtrening eller unnlater å ansette ansatte, har praksisen en tendens til å falle langt under det som var forestilt i teorien.

Følger ikke prosessene

Dersom de som er ansvarlige for oppfølgingsdelen ikke gjør en god jobb, vil ikke virksomheten effektivt kunne avdekke mangler og svikt, og dermed ikke kunne gjennomføre korrigerende handlinger, og hele jobben ender med å bli svekket.

Det er nødvendig å skape en prosjektledelseskultur som kan overvåke prosesser og korrekt identifisere feil og feil.

Konklusjon

Vi så her at et av de kraftigste verktøyene som bedrifter kan bruke for å sikre at prosessene deres skjer på en optimalisert måte, alltid gjenstand for forbedring, er PDCA, en gammel metodikk, men som fortsatt oppfyller sin rolle med å hjelpe organisasjoner i arbeidet. av å styre prosesser.

Og du, visste du allerede denne metoden? Hva tror du?

Les annet innhold som dette på bloggen vår.