6 trinn for ombordstigning under en krise

Papirløs ombordstigning av ansatte er nå en nødvendighet ettersom mange organisasjoner har behov for å jobbe hjemmefra, en urolig arbeidsstyrke og kandidatmasse, og hyppige avbrudd. Onboarding er det viktigste springbrettet fra ansettelsesprosessen til medarbeiderutvikling, og nå mer enn noen gang trenger vi at denne overgangen skal gå problemfritt.

Selv i normale tider hjelper en god ombordstigningsprosess til å redusere omsetningen, øke produktiviteten, forbedre oppbevaringen og øke ansattes engasjement. Siden COVID har påvirket økonomien, står arbeidsgivere overfor nye utfordringer. Hvordan sikrer de at deres effektive ombordstigningsprosess også holder ansatte trygge? Virtuell onboarding lar ansettelsesledere opprettholde sine lufttette onboardingsprosesser samtidig som prosessen er papirløs, digital og trygg for alle.

Er du forberedt på å trygt om bord på de nye ansatte i et eksternt arbeidsmiljø? @ClearCompany har 6 tips for #VirtualOnboarding i en krise.

Her er trinnene du kan ta for å sikre at ombordstigningsprosessen forblir effektiv og effektiv i en virtuell kapasitet:

1. Start med empati

Usikkerheten i sysselsettingslandskapet skaper stress for arbeidssøkere. Selv etter å ha fått jobb, kan de første dagene deres fortsatt inneholde et visst nivå av angst. Ombordstigning til et nytt team eksternt kan øke nervene – hvor henvender de seg når de har spørsmål? Hvordan vil de bli kjent med laget sitt? Ansatte ledere må forstå hvor forskjellig den virtuelle prosessen er sammenlignet med måten ansatte er vant til å bli ombord på.

• Ha et godt grep om hvordan prosessen egentlig er: Utfør en testkjøring for å forutse eventuelle spørsmål, problemer, forvirring og generelt hva prosessen vil innebære, slik at du best kan støtte de nyansatte.
• Fosterfellesskap fra dag 1: Lag en velkomstpakke for å hjelpe nyansatte med å bli kjent med teamene deres, prosessen og hva de kan forvente under ombordstigningen – bidra til å skape følelsen av kontoret mens de jobber virtuelt.
• Følg opp ofte: Å få den nyansatte til å føles som en del av teamet må være prioritet nummer én. Planlegg regelmessige innsjekkinger for å sikre at de får det de trenger, at de ikke føler seg overlatt til sine egne enheter, og de har muligheten til å gi tilbakemelding.

2. Revider din eksisterende prosess

Akkurat nå er den beste tiden å revidere strategien din. Finn ut hva du gjør, hva du går glipp av, og hvordan du kan forbedre deg. Når folk tar lynraske beslutninger i vanskelige perioder, kan de ende opp med dårlig tilpasningsteknologi, skitne data og ulike prosesser som utvanner arbeidsgivermerket. For å unngå å falle i denne fellen, undersøk disse aspektene ved ombordstigningsprosessen:

• Hva gjør du mellom tilbudsbrevet og dag 1?
• Hva er din nåværende frafallsfrekvens i løpet av de første 90 dagene?
• Hvilke ideer har du samlet som du ønsker å implementere?

Å fokusere på disse tre nøklene vil hjelpe deg med å skissere en plan som deretter vil informere dine teknologi- og prosessbeslutninger. I stedet for å ta avgjørelsen på en anelse, vil du være fullt klar over din grunnlinje og i stand til å bygge en plan som hever seg over vannlinjen.

Hvis du er helt ny med papirløs onboarding: Sett opp en ukentlig informasjonsfrekvens for å gå ut til de nye ansatte. De trenger å føle seg inkludert, og e-poster, videoer og telefoninnsjekkinger er den beste måten å gjøre dette på.

Hvis du endrer din papirløse onboarding for den eksterne opplevelsen: Velg en mentor fra organisasjonen for å hjelpe deg med å få det nye teammedlemmet på plass og komfortabelt. Selv om du sliter med videokonferanser, prøv å holde alle samtaler og møter til nye ansatte ansikt til ansikt.

Bunnlinjen: Identifiser dine virtuelle onboarding-hull og fyll dem, enten med nye prosesser eller ny teknologi. Etter hvert vil teamet ditt slite med nye krav og behov, og du vil være i forkant hvis du reviderer og fikser nå.

3. Gå tilbake til Fundamentals

Det kan virke som en skremmende oppgave å lage en virtuell onboarding-prosess samtidig som du blir virtuelt for personlig opplæring, planlegging, konferanser, møter, ansattes retreater og business as usual. Så hvordan sikrer du at din virtuelle onboarding er like sterk som andre aspekter av din eksterne forretningsstrategi? Start med å identifisere de grunnleggende målene for ombordstigningsprosessen.

Hva må skje innen slutten av dag 1? Uke 1? Måned 1? 90 dager?

Dette bør inkludere hva du trenger fra den ansatte og hva de trenger fra deg. Hva kan deres team, ansettelsesledere og ledere forplikte seg til for å gjøre den nye ansettelsesreisen komplett?

• Finn riktig programvare: Få en virtuell onboarding-plattform som administrerer de daglige detaljene og tidsfristene, inkludert I-9-administrasjon og overholdelse av nye ansatte. Når den er implementert, fokuser på å avslutte hvert trinn i den nye ansettelsesplanen med en personlig tilkobling – en rask samtale, innsjekking, shout-out eller levert gave.
• Be om tilbakemelding: Undersøk de ansatte for å finne ut hvilke typer virtuell læring og sosiale arrangementer som fungerer best for dem. Selv om dette kanskje ikke treffer alle toner de nyansatte vil ha, vil det sikre at arrangementene dine er morsomme og komfortable for de nåværende ansatte, og setter et godt eksempel for nykommere!
• Få det til å fungere for alle: Lag en liste over læringsstiler og hendelser du kan velge fra. Det er vanskelig å finne ting som fungerer for alle, og det kan være noen støt underveis. Men å ha flere lærings- og sosiale miljøer å velge mellom gir større oppbevaring og engasjement.

4. Invester i teknologi

Virtuell onboarding krever pålitelig teknologi. Fjernarbeid, som vi vet, vil også kreve betydelig teknologi for å støtte mange ansatte som går eksternt samtidig. Selv om du sannsynligvis ikke administrerer bedriftens tekniske kjøp totalt sett, kan du hjelpe alle å nyte fordelene som følger med å jobbe hjemmefra, selv under innføringsprosessen.

Du kan hjelpe dine ansatte med å lage kreative Zoom-bakgrunner, stille inn alarmer og automatisering for å holde alle på oppgaven, implementere et prosjektstyringssystem og lede kolleger til snarveier som vil gjøre Google Meet, Skype og andre eksterne plattformer til en eksplosjon!

• Hvis du er helt ny med virtuell onboarding: Arbeid med markedsføring for å lage navn og tittellysbilder for hver ansatt, inkludert dine nyansatte. Eliminer bekymringer for de nyansatte (og de nåværende ansatte som prøver å bli kjent med sin nye kollega).
• Hvis du endrer den virtuelle ombordstigningsopplevelsen for eksterne arbeidere: Se etter å gjøre treningen mer robust. Det er så mange spill, spørrekonkurranser, LMS-oppgraderinger og mer du kan bruke for å lære opp de nye ansatte. Samarbeid med andre ledere og lederskap for å finne ut hvordan IRL-trening skal erstattes.
• Bunnlinjen: Å være en mester i teknologi trenger ikke å være vanskelig. Registrer deg for produktoppdateringer, tilby opplæringsmuligheter til teamet ditt, og lag et sammendrag av hvordan bedriften din kan bruke teknologi for å gjøre den eksterne opplevelsen enklere.

5. Se etter muligheter

Trening er en ganske stor del av onboarding. Men selv når opplæring skjer på kontoret, må det være engasjerende. Mens ansatte er om bord hjemme, er det enda viktigere å holde dem aktivt engasjert i prosessen. Det kan være lettere å sende en serie med videoer og treningsmoduler, men den treningsmetoden skaper ikke alltid den beste treningsopplevelsen. Bruk heller teknologi til din fordel og gjør trening til et arrangement.

• Hva gjør du i dag? Vurder treningsprogrammet ditt. Er det godt avrundet? Hvis ikke, samarbeid med ansettelseslederen og teamene dine for å lage tilleggsmateriell som quizer, trivia-spill og interaktive læringsarrangementer.
• Gjennomgå og avgrense. Pass på at du ikke overvelder nye ansatte med for mye. Sørg for at alle tilbudene i den virtuelle onboarding-spilleboken din er oversiktlig og lett tilgjengelig. Kommuniser enda mer enn vanlig.
• Vurder effekten: Sørg for at treningsprogrammet ditt er informativt, strategisk og effektivt – uten å være kjedelig. Når arbeidsstyrken din er atskilt etter plass og tid, kan en kjedelig ombordstigningsprosess ha en skadelig effekt på bevaringsgraden for nye ansatte.

6. Utstyr, koble til, involver

Din virtuelle onboarding-plan må inneholde disse tre avgjørende elementene.

Utruste: Du må utstyre dine nye ansatte med alt de trenger i god tid før deres første dag. Sørg for at de har en datamaskin, mobiltelefon, manualer, pålogginger, passord, papirarbeid og all nødvendig dokumentasjon på nettet. Ta med en sjekkliste slik at de kan forbli fokuserte, organiserte og vite at de når alle trinn.

Koble: Uformelle forbindelser er like viktige som den formelle introen foran hele teamet. Mange ansatte fortsetter å sjonglere med barnepass, ekstern skolegang og nye arbeidskrav – å gi en mulighet for tilfeldige interaksjoner bidrar til å fremme og opprettholde organisasjonskulturen på lang avstand. For å hjelpe nye ansatte fra å føle seg utbrent, gi så mye klarhet om plikter og kalenderavtaler som mulig, og hvem de kan kontakte når de føler seg overveldet.

Involvere: Gjør en innsats for å sikre at nyansatte føler seg inkludert når som helst det er et relevant møte, virtuelt arrangement, selskapets happy hour og andre invitasjoner de kanskje ikke vet om uten å bli informert. Be om tilbakemelding på opplevelsen deres, og sørg for at de føler seg sett og hørt gjennom hele orienteringen til selskapet og teamet.