5 trinn til en effektiv plan for ytelsesforbedring

Uansett hvor finpusset ansettelsespraksis din eller effektivitetsstyringsprogrammet ditt er, vil noen ganger ikke ansatte oppfylle forventningene. Uansett hva som får en ansatt til å gå glipp av tidsfrister og ikke nå målene, vil du ta tak i hvorfor de sliter og hjelpe dem med å forbedre seg. I så fall kan du velge å sette ansatte som har problemer på en ytelsesforbedringsplan.

Hva er en ytelsesforbedringsplan?

En ytelsesforbedringsplan (PIP) er et verktøy som brukes til å løse problemer med ansattes ytelse. En ytelsesforbedringsplan er ment å hjelpe ansatte med å løse ytelsessvikt eller mangler og lykkes i rollene sine.

I følge SHRM er det noen få hovedresultater fra ytelsesforbedringsplaner:

• Den ansattes prestasjoner forbedres
• Oppdage en ferdighets- eller treningsgap som deretter kan løses
• Andre handlinger, inkludert rolleoverføring, degradering eller oppsigelse

SHRM bemerker også at ytelsesforbedringsplaner bør være en ekte «forpliktelse til å hjelpe den ansatte til å forbedre seg» snarere enn som en forløper til oppsigelse. Vurder disse spørsmålene når du skal avgjøre om en ansatt vil ha nytte av en PIP eller om det er usannsynlig at det vil ha noen innvirkning:

• Hva er det spesifikke ytelsesproblemet som tas opp? Er problemet nylig eller et langvarig problem? Har den ansattes leder forsøkt å løse problemet for å forhindre en PIP?
• Føler du at lederen virkelig ønsker å hjelpe den ansatte til å forbedre seg? Eller virker det som planen er det første skrittet mot å si opp den ansatte?
• Vil en PIP være tilstrekkelig til å løse ytelsesproblemene som oppstår? Eller er ytelsesbekymringene utenfor rammen av hva en PIP kan adressere?
• Har den ansatte fått all opplæringen de trenger for å lykkes?
• Påvirker hendelser i den ansattes personlige liv deres prestasjoner? Hvis et personlig problem påvirket ytelsen deres, gi ansatte rimelig tid til å tilpasse seg. Introduser en PIP hvis ytelsen forblir lav i en lengre periode.

Coachingstrategier for ytelsesforbedring

Profesjonell coaching handler ikke om å diktere dine ønsker til ansatte. Det er et samarbeid som inkluderer å sette mål og dele tilbakemeldinger. Denne samarbeidstilnærmingen kan også brukes til å lage en ytelsesforbedringsplan og PIP-prosess.

Ved å jobbe sammen og bruke de to hovedaspektene av coaching, tilbakemelding og målsetting, vil ikke dine ansattes ytelsesforbedringsplaner føles som disiplin. De vil føle seg som det sanne ytelsesforbedringsverktøyet de er. Ansatte vil få et konkret veikart over resultattiltak som de ønsker å oppnå. Planen kan også inkludere utviklingstrening for fortsatt suksess i rollen deres.

Alle kan være coacher, spesielt HR-ledere. Ved å anvende en etablert prosess kan HR-ledere bruke en coachingmentalitet for å forbedre ytelsen av individuelle teammedlemmer og hjelpe dem å oppnå suksess i rollene sine.

1. Samle, analyser og tolk

Før de utvikler en ytelsesforbedringsplan, må ledere først samle inn, analysere og tolke ansattes tidligere ytelsesdata. Denne innsikten lar ledere avdekke underliggende ytelsesgap og finpusse enkeltpersoners viktigste styrker og svakheter. Mange ytelsesproblemer inkluderer, men er ikke begrenset til:

• Dårlig tidsstyring eller planlegging av arbeidsprioriteringer
• Manglende forståelse for jobbens utfall/forventninger
• Unnlatelse av å nå målene
• Arbeidstimer eller problemer med oppmøte
• Mangel på medarbeiderengasjement

Når disse problemene er identifisert, kan ledere lage en detaljert plan for å forbedre dårlig ytelse. Bruk ansattes KPI-er for å måle forbedring og bestemme hvor lenge PIP-en skal være på plass. Ved å sette disse standardene kan ledere fokusere på å tilpasse ansattes atferd med målbare faktorer som er knyttet til forretningssuksess.

2. Sett målene

Ledere bør strebe etter å være transparente for å være en effektiv coach og skape en effektiv PIP. Vær spesifikk om problemene ytelsesforbedringsplanen er utformet for å adressere. Diskuter nøyaktig hva den ansatte vil gjøre for å jobbe mot sine PIP-mål.

Begynn i det små med to til tre mål som den ansatte bør fokusere på i løpet av dine prestasjonsmøter. For eksempel, hvis en ansatt har problemer med å fullføre noen daglige oppgaver, kan du sette et mål for den ansatte om å prioritere disse oppgavene og fullføre dem konsekvent gjennom 90-dagers PIP.

Men ikke bare stopp ved å sette mål – gi kontinuerlig tilbakemelding til dine ansatte. Det er en velkommen strategi: 83 % av de ansatte vil ha tilbakemeldingene dine uavhengig av om de er positive eller negative. Sørg for at tilbakemeldingen din er spesifikk og rettidig for å hjelpe ansatte med å nå målene for PIP. For eksempel, hvis din ansatte sliter med å administrere oppgaver, foreslår du å angi tid til å jobbe med hver oppgave i deres daglige kalender.

3. Åpne gulvet

Å være en effektiv leder for dine ansatte krever både oppmuntring og styrking, spesielt når de sliter. Under ytelsesforbedringsmøter vil ansatte sannsynligvis ha mange innspill, spørsmål og tilbakemeldinger. Det er viktig som HR-leder å lytte til hva de har å si og oppmuntre dem til å stille spørsmål og dele sine meninger.

Husk at coaching er en toveis gate. Til syvende og sist krever det både lederen og den ansatte å være fullt dedikert til å forbedre ytelsen.

4. Dokumentfremdrift

Når målene er satt, sett deg ned med din ansatte for å dokumentere en handlingsplan. HR-ledere må sikre at spesifikke, målbare resultatmål er inkludert for å hjelpe ansatte gjennom hele forbedringsprosessen. Etter hvert som ytelsesforbedringsplanen fortsetter, kan ledere se og følge medarbeiderens fremgang for å avgjøre om målene blir nådd i henhold til tidsplanen.

Hold ansatte på rett spor med #performance-forbedringsplanene deres ved å sette og spore mål. Se flere trinn du kan ta for en vellykket #PIP på @ClearCompany sin blogg:

5. Overvåking og oppfølging

En ytelsesforbedringsplan er ikke en engangsevaluering, men en pågående prosess. Sett innsjekkingsmøter med din ansatte gjennom PIP-en. Ved å sjekke inn med den ansatte regelmessig, kan du finne ut om ytterligere kritisk tilbakemelding er nødvendig eller om den ansattes PIP har en positiv innvirkning.

Når ansatte fortsetter på veien til forbedring, tilby positiv forsterkning underveis for å vise din støtte og forpliktelse til å hjelpe dem med å nå sine mål. Når du gir kritisk tilbakemelding, foreslå et mål. For eksempel, hvis ansatte har problemer med å administrere oppgavene sine, be dem om å liste opp seks toppprioriterte oppgaver som skal fullføres hver dag.

Når du fortsetter å overvåke medarbeiderens fremgang, gi positive, spesifikke tilbakemeldinger gjennom hele prosessen. For eksempel, «Jeg kan se at ved å organisere dine toppprioriterte oppgaver for dagen, har produktiviteten økt med 20 %. Fortsett den gode jobben!» Anerkjennelse og oppmuntring er gunstig for engasjement, så det følger at det å anerkjenne prestasjonene til ansatte på en PIP kan øke engasjementet. Sørg for at de ansatte forstår hva du forventer, og at du er der for å veilede dem mot deres vei til suksess.

Bunnlinjen

I følge Josh Bersin kan selskaper hvis ledere er effektive trenere forbedre forretningsresultatene med 21 % sammenlignet med de hvis ledere er dårlige trenere. Dette er gode grunner til å bruke en coachende tilnærming til å lage ytelsesforbedringsplaner i organisasjonen din. Trenere er i stand til å identifisere talentstyrker hos andre og pleie disse faktorene for å utvikle fremtidige ledere.