4 måter å forbedre innføringsprosessen på

Denne artikkelen om måter å skape en bedre introduksjonsprosess for ansatte ble opprinnelig publisert i desember 2015. Den ble oppdatert med ny informasjon i april 2022.

Det er mye å ta hensyn til med innføringsprosessen for ansatte. Du vil at nye ansatte skal føle seg komfortable og verdsatt i sitt nye arbeidsmiljø. De trenger å møte sine kolleger og begynne å knytte forbindelser. De må også utføre administrative oppgaver, sette opp utstyr og bli kjent med ansvarsoppgavene deres.

Det er derfor det er så viktig for arbeidsgivere å ta ombordstigningsprosedyrer på alvor. Det setter tonen for nye ansatte og hjelper dem å starte sin nye jobb med selvtillit. Hvis du vil forsikre deg om at du gjør alt du kan for å hjelpe nye ansatte, sjekk ut disse fire tiltakene du kan ta for å forbedre innføringsprosessen for ansatte.

Ikke risiker å miste helt nye ansatte på grunn av en dårlig #onboarding-opplevelse. Finn ut 4 handlinger du kan ta for å bygge en onboarding-prosess som bidrar til langsiktig oppbevaring:

Gå papirløs

Nyansatte har som regel en heftig bunke med papirer å fullføre de første dagene, noe som kan resultere i en monoton start på jobben. Med en manuell introduksjonsprosess sitter nye ansatte fast i stabler med papirarbeid, og fyller ut den samme personlige informasjonen flere ganger på hvert skjema.

Det er hvis selskaper bestemmer seg for å gå den tradisjonelle papirveien. Med et papirløst onboarding-program trenger nye ansatte bare å angi telefonnummer og adresse én gang – elektroniske skjemaer fyller ut informasjonen deres automatisk derfra og ut. Da kan de nyansatte fullføre papirene raskt og komme til de morsomme delene av ombordstigning, som å møte teamet deres.

Hvis personalteamet ditt bruker onboarding-programvare for ansatte, kan du enkelt gå over til papirløs onboarding. Du kan opprette en ny ansettelsesportal der de kan finne alle elektroniske skjemaer de trenger for å fullføre onboarding. Du kan også legge til ressurser som en ansattkatalog, bedriftens retningslinjer og prosedyrer og nyttige videoer.

56 % av HR-ledere som ikke bruker elektronisk onboarding bruker tre eller flere timer manuelt onboarding. Å legge alt papirarbeidet – og noen få viktige ressurser – for de nyansatte på nettet er et enkelt trinn som vil spare bedriften din for tid og penger langt inn i fremtiden. Det er raskere og krever lite eller ingen trykte skjemaer. For ikke å nevne, elektroniske poster er lettere å lagre og få tilgang til senere.

I tillegg vil papirløs onboarding vise den nyansatte at du er et selskap som både er miljøbevisst og verdsetter tiden sin. Hvis du følger beste praksis for papirløs onboarding, vil du sannsynligvis se en positiv effekt på noen viktige onboarding-beregninger:

• Lavere ansettelseskostnader, som kan være så mye som 100-300 % av den ansattes lønn
• Behold opptil 50 % flere ansatte enn selskaper som ikke fokuserer på onboarding
• Ansatte som har en god onboarding-opplevelse er 70 % mer sannsynlig å si at de har den «best mulige jobben»

Ikke overveld dine nyansatte

Den første dagen i en ny jobb er ikke lett. Nye ansatte er sannsynligvis nervøse for å møte kollegene sine og lære tauene. I tillegg til det logistiske arbeidet med å sette opp en bærbar datamaskin, logge på den nye e-posten og sikre at papirarbeidet er gjort, har de et nytt sett med oppgaver å fullføre og prosedyrer som skal følges. Kort sagt, ansattes første dager er overveldende.

Men et onboarding-program for ansatte kan bidra til å gjøre overgangen sømløs. Dette er to av de største fordelene ved å ha en etablert prosedyre for ombordstigning av ansatte:

• Alle – fra nyansatte til ansettelsesledere til HR-teammedlemmer – vet hva de kan forvente. En ombordstigningsprosess eliminerer forvirring rundt hva nyansatte skal gjøre fra startdatoen til ombordstigningen avsluttes.
• Din nye medarbeider starter jobben med all informasjonen, ressursene og støtten de trenger for å trives i årene som kommer, noe som bidrar til å vekke engasjement fra dag én.

Introduser nyansatte til prosessene og prosedyrene dine gradvis. Hvis rollen deres involverer flere forskjellige verktøy, sett av dedikert tid slik at de kan lære å bruke dem. Sett milepæler for å lære hver ny prosess og lag et system der de kan krysse av når de er ferdige.

Prøv å ikke overvelde nye ansatte – forleng #onboarding-prosessen for å hjelpe dem med å finne seg til rette, møte kollegene sine og få tilbakemeldinger. Finn ut flere måter å bygge en bedre ombordstigningsopplevelse på:

Under innføringsprosessen, gjør det enkelt for den nyansatte å stille spørsmål og bli kjent med bedriftskulturen. Sett dem opp med en onboarding-partner eller en mentor å henvise til med spørsmål. Dette skaper vennskap med kollegaer, engasjerer ansatte og bidrar til å jevne overgangen til en ny arbeidsplass.

Mens du må sette forventninger rundt jobboppgaver og ansvar, fokuserer du også på hvorfor bak prosessene dine. Det viser ansatte at de er klarert, verdsatt og har eierskap til rollen sin. For ikke å nevne, den nyansatte kan ha gode ideer for mer effektive prosesser å prøve ut i fremtiden.

Del selskapets mål

Å snakke om bedriftens mål under introduksjonen er flott for å fremme ansattes engasjement, åpenhet og tillit. Forklar hvordan målene for stillingen stemmer overens med bedriftens mål slik at nye ansatte kan se hvordan arbeidet deres bidrar til suksess. Her er noen andre punkter du kan ta med når du vurderer selskapets mål med den nyansatte:

• Historien om hvordan og hvorfor selskapet startet
• Selskapets misjon, visjon og verdier
• Bedriftens samfunnsansvar
• Hvordan stillingens mål kan endre seg når forretningsmålene endres
• Langsiktige karrieremuligheter

Deling av mål og planer for fremtiden gir nye ansatte sjansen til å se den potensielle effekten de kan ha i sin nye rolle – umiddelbart og i årene som kommer.

«Det er viktig å erkjenne hvordan du kan hjelpe ansatte med å vokse personlig og profesjonelt, ettersom de bidrar til suksess for selskapet. Så lenge målene forblir på linje, vil den ansatte sannsynligvis forbli om bord.»

– Fezhan Ali, medgründer og styreleder i Adscend Media, LLC via Inc.

Gi nye ansatte tid til å finne seg til rette

Omtrent en fjerdedel av bedriftene har en onboarding-prosess som varer bare én dag. Bare 29 % av de ansatte sier at de føler seg forberedt på den nye jobben sin etter ombordstigning. For å skape en effektiv ombordstigningsopplevelse er det viktig å gi folk tilstrekkelig tid til å tilpasse seg et nytt selskap og ny rolle. Du vil sørge for at nyansatte føler seg komfortable med å stille spørsmål og har tid til å lære inn og ut av stillingen deres.

En lengre introduksjonsprosess for ansatte gir også ansatte en sjanse til å gjøre feil og motta tilbakemeldinger. Dette er gunstig fordi ledere da kan gi konstruktive tilbakemeldinger nye ansatte kan lære av og kunnskap de kan bruke i fremtiden. Lengre onboarding har også en rekke andre fordeler, inkludert høyere engasjement og oppbevaringsrater. Gitt det faktum at omtrent 20 % av omsetningen skjer i løpet av de første 45 dagene av ansettelse, vil du være sikker på at de nyansatte får støtte gjennom de avgjørende første ukene.

Onboarding er en grunnleggende del av medarbeideropplevelsen, så det er viktig å ta seg tid til å lage en prosess som etterlater nyansatte forberedt og trygge. Det kan virke skremmende, men en bedre onboard-opplevelse trenger ikke å være en utfordring å bygge. Du kan bruke en ansatt onboarding-programvareløsning som ClearCompany som gjør det enkelt å lage en effektiv, effektiv onboarding-plan for hver ansatt.