10 nøkkelfaktorer for effektive medarbeideranmeldelser

Dessverre er det alt for vanlig at resultatvurderinger mislykkes: forskning viser at både ledere og ansatte opplever at prestasjonsvurderinger er «tidkrevende, demotiverende, unøyaktige, partiske og urettferdige.» Visste du at bare én av fem ansatte er motivert til å gjøre en god jobb med dagens prestasjonsledelsesmetoder? For ikke å nevne, 85 % av de ansatte ville vurdere å slutte hvis de følte at de fikk en urettferdig resultatvurdering.

Men ikke bli motløs hvis du tror dine ansatte kan ha det på samme måte. Dette er en mulighet til å styrke din resultatstyringsstrategi med mer effektive medarbeideranmeldelser.

Visste du at 85 % av de ansatte ville slutte etter en urettferdig #PerformanceReview? Få 10 nøkkelfaktorer for effektive #EmployeeReviews:

Hva gjør en effektiv medarbeidergjennomgang?

De mest effektive ansattes ytelsesvurderinger:

• Mål ytelse i henhold til klare forventninger
• Foregå på en fastsatt tidsplan
• Er rettferdige og objektive
• Ta med flere synspunkter
• Inneholder tydelige, nyttige tilbakemeldinger
• Fokuser på hvordan du går videre
• Bruk programvare for vurdering av ansatte

Fortsett å lese for ti nøkkelfaktorer for å gjennomføre anmeldelser som fungerer.

1. Ikke overrask dine ansatte

Ytelsesevalueringer kan være stressende – de har til og med fått 22 % av de ansatte til å gråte. Ikke legg til det stresset ved å gjøre dem uventede. Gjennomganger bør gjennomføres regelmessig, og ansatte bør forstå hvordan de jobber før de finner sted. Fortell dem om hvordan de bruker vurderingsskalaer, ulike typer anmeldelser de vil motta og annen relevant informasjon, slik at de fullfører vurderingene som de skal.

Ledere vil også sette pris på mangelen på overraskelser. Regelmessige, foreskrevne anmeldelser betyr at de kan være godt forberedt og gi grundige og nøyaktige ytelsesvurderinger.

2. Bruk forskjellige vurderingstyper

Selv om det absolutt er behov for ledere for å evaluere sine direkte rapporter, er det bare ett perspektiv. Ved å bruke en rekke formater og deltakere skapes et mer komplett bilde av ytelsen.

Det finnes mange typer ansattes ytelsesvurderinger:

• Peer Anmeldelser og 360-graders tilbakemelding legge til verdifulle perspektiver til ansattes anmeldelser og gi en mer nøyaktig oversikt over den generelle ytelsen.
• Nye leieanmeldelser bidra til at nye ansatte får taket på de nye jobbene sine og har ressursene og opplæringen de trenger for å utmerke seg. Den forteller også HR- og ansettelsesledere om innføringsprosessen deres var effektiv.
• Kvartalsvise, halvårlige og årlige ytelsesvurderinger presentere mange muligheter til å snakke om prestasjoner, sette mål og gi konstruktive tilbakemeldinger i en mer formell setting gjennom året.
• Kompetanse- og rollebaserte anmeldelser muliggjøre evalueringer som er spesifikke og tilpasset ferdigheter og stillinger.
• Tidsbaserte anmeldelser utløses med visse intervaller under ansettelse – for eksempel på en travel tid på året eller seks måneder inn i en ny rolle.

Du kan også la ansatte vurdere sine egne prestasjoner med egenevalueringer. Det kan fortelle deg hva de ser på som deres styrker og svakheter, hvor de ønsker å vokse, og om de har et realistisk syn på ytelse.

3. Gi tilbakemelding mer enn én gang i året

På samme måte bør ansattes tilbakemeldinger ikke gis bare under årlige gjennomganger. Faktisk ønsker 92 % av de ansatte tilbakemelding oftere enn det. Kontinuerlig tilbakemelding er mer effektivt til å hjelpe ansatte med å forbedre ytelsen fordi den etablerer åpne kommunikasjonslinjer og gir dem mulighet til å stille spørsmål, få hjelp når de trenger det og snakke om ytelse på daglig basis. Det gjør det også mulig for ledere å anerkjenne flott arbeid og motivere sine ansatte konsekvent.

Du kan legge til rette for kontinuerlig tilbakemelding med verktøy som ukentlige en-til-en innsjekkinger og skybasert HR-programvare hvor oppdateringer kan deles. Dette betyr at ansatte får nyttige råd om hvordan de kan justere ytelsen og forbedre seg gjennom året i stedet for bare under formelle gjennomganger.

4. Kom forberedt

Ledere bør starte en agenda for å veilede formelle prestasjonsvurderingssamtaler. Akkurat som målsetting og en vanlig gjennomgangssyklus hjelper ansatte med å forberede seg på hvordan og når de vil bli evaluert, forbereder en agenda dem for selve gjennomgangssamtalen. Det hjelper også ledere med å sikre at de dekker alle emner de trenger under evalueringen. Gjør ansatte til aktive deltakere i sine anmeldelser ved å be dem bidra med temaer på agendaen også.

Å sette en agenda setter kursen for en produktiv diskusjon om #medarbeiderytelse. Finn ut 9 flere tips for effektive #EmployeeReviews fra @ClearCompany:

5. Ikke forhast samtalen

Sett av god tid til resultatgjennomganger – det bør være god tid til å komme gjennom agendapunkter og for ansatte til å stille spørsmål. Å dedikere tid til ytelsesvurderinger viser også for ansatte at de er verdt tidsinvesteringen. Men du vil ikke at anmeldelsessamtaler skal vare i timevis. Vurderinger som er spesifikke, skjer mer enn en gang i året og har en fast agenda kan være grundige uten å ta hele dagen.

6. Samarbeid for å sette mål

Målsetting har mange fordeler for ansattes engasjement, motivasjon og produktivitet. Når ansatte er i stand til å sette og nå mål, er det en toppindikator på at de vil lykkes i rollen sin. Mål for ytelsesvurderinger kan hjelpe ansatte å forstå sin rolle i det store bildet.

Når det gjelder resultatvurderinger, tjener mål mange formål:

• Gi et middel til å måle suksess
• Sett klare forventninger til hva som må oppnås
• Vis hvor ansatte utmerker seg og hvor de må forbedre seg
• Hjelp med å finne frem til gode resultater og avgjøre om du er kvalifisert for kampanjer
• Legg til nye ferdigheter til ansattes kompetansesett

Under evalueringer kan ledere og ansatte snakke om tidligere mål og jobbe sammen for å sette mål for det kommende året. Pass imidlertid på å la ansatte ta en aktiv rolle og bestemme sine egne mål. I følge Lisa Chui, visepresident for mennesker i Dascena, «det er best om de ansatte kommer opp med målene selv.»

7. Vedta en coachende tankesett

Ledere kan gjøre mer enn å gi instruksjoner og fortelle ansatte hva de gjorde og ikke gjorde bra. Med en coachende tankegang gir ledere tilbakemeldinger som tjener en hensikt. Ifølge ledertrener og konsulent Anna Tan,

«Coaching handler om å hjelpe mennesker til å omfavne ulike perspektiver og omfavne nye måter å tenke, se og handle på for å oppnå et bestemt resultat. Det gjør dette ved å få folk til å ta hensyn til de underliggende driverne bak deres handlinger eller atferd i stedet for bare å fokusere på sluttresultatet.»

En coachende tankegang handler om å fremme nysgjerrighet og handlekraft som holder ansatte engasjerte og inspirerte til å jobbe mot kontinuerlig forbedring. Det kan øke engasjement og motivasjon og ta høypresterende til neste nivå.

8. Fokuser på fremtiden

En grunn til at tradisjonelle ansatteanmeldelser ikke er nyttige? De blir ofte brukt på å gjenoppta prosjekter som er fullført måneder tidligere, og gi tilbakemeldinger som ikke kan brukes med tilbakevirkende kraft. I tillegg til de kontinuerlige tilbakemeldingene vi snakket om, kan du unngå overflødige anmeldelser ved å bruke mer tid på å snakke om hvordan du kan gå videre. Dette fungerer både for å sette høyere mål og for å adressere de som kom til kort.

For eksempel, hvis en ansatt ikke nådde et av målene sine, bør samtalen dreie seg om hvordan man kan nærme seg lignende mål annerledes i fremtiden. Hvis den ansatte knuste et annet mål, er det en sjanse til å utforske hvordan de kan bruke disse ferdighetene på et fremtidig prosjekt.

9. Overvåk ytelsestrender

Du kan gå fra å administrere ytelsen til å optimalisere ytelsen når du setter data i arbeid. Med et resultatstyringssystem kan du samle ansattes anmeldelsesdata som er vanskelige å samle inn med tradisjonelle papiranmeldelser. Robuste programvaresystemer kan produsere detaljerte rapporter som bryter ned trender på tvers av organisasjonen og hjelper deg med å få en dypere forståelse av ytelsen.

Du kan lære mye av ytelsesdataene dine:

• Se gjennomsnittsscore etter ansatt, leder eller avdeling
• Se ansattes resultathistorikk
• Finn trekk ved ansatte med høy ytelse
• Sammenlign ansattes score fra jevnaldrende vs. ledere vs. egenvurderinger
• Identifisere mønstre i prestasjoner, f.eks sesongmessig eller under bemanningsendringer

Å forstå ytelsestrender kan hjelpe deg med å takle hva som forårsaker dem, forutse oppganger eller nedganger i ytelse og opprettholde rettferdighet.

10. Bruk programvare for ytelsesstyring

Styr disse strategiene og mer med programvare for vurdering av ansatte. En programvareløsning er et verdifullt verktøy som kan forenkle hele prosessen for ditt HR-team, ledere og ansatte.

Bare noen av fordelene med HR-programvare inkluderer:

• Automatiske sykluser for ytelsesgjennomgang og påminnelser for tidsmessige evalueringer
• Se gjennom maler for raskt å starte gjennomgangssykluser
• En rekke anmeldelsestyper for ulike roller og formål
• Tilpasning for å skreddersy spørsmål om ansattes vurdering til din bedrifts behov
• Tilgang via mobile enheter for enklere gjennomføring
• Målsporing og justering for høyere engasjement og økt åpenhet
• Sanntidstilbakemeldingsmuligheter via måloppdateringer
• Innebygde ansattgjenkjenningsverktøy for å feire store seire og store dager